Informācija par personas datu apstrādi personāla atlases procesā

Mēs priecājamies, ka Jūs interesē darbs mūsu uzņēmumā. Mēs piešķiram lielu nozīmi Jūsu personas datu aizsardzībai. Tāpēc mēs vienmēr apstrādājam datus, kurus Jūs norādāt  personāla atlases procesā saskaņā ar normatīvajos aktos paredzētajiem noteikumiem. Turpmāk tekstā mēs vēlamies Jūs informēt, kā mēs apstrādājam Jūsu personas datus pieteikuma kontekstā un sniegt Jums papildu informāciju, kas ir būtiska šajā procesā.

1. Kurš ir atbildīgs?

P&C sabiedrība: Peek & Cloppenburg, SIA
Iela: Rīga, Muitas iela 1
Pasta indekss: LV-1010
Tālrunis: +371 67633860
E-pasts: HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.com

Jūs varat sazināties ar mūsu atbildīgajiem par datu aizsardzību:

datu-aizsardziba@peek-cloppenburg.lv

2. Kādas personas datu kategorijas mēs apstrādājam?

Mēs apstrādājam personas datus, kas ir saistīti ar Jūsu pieteikumu.

Reģistrējoties portālā, mēs apstrādājam Jūsu e-pasta adresi un lietotāja vārdu, lai varētu Jums izveidot pieteikuma iesniedzēja kontu. Pēc tam, kad esat norādījis savu informāciju, mēs lūdzam Jūs apstiprināt šo informāciju, pirms mēs izveidojam Jūsu pieteikuma iesniedzēja kontu. 

Jūs varat aizpildīt savu profilu ar papildu informāciju savā pieteikuma iesniedzēja kontā. Mēs apkopojam šādus datus:

• Obligātie pamatdati (vārds, uzvārds un e-pasta adrese),
• Brīvprātīgi sniegtie pamatdati (dzimšanas datums un vieta, valstspiederība un cita kontaktinformācija),
• Informācija par Jūsu profesionālo kvalifikāciju un izglītību,
• Informācija par iepriekšējo profesionālo pieredzi un/vai profesionālo tālākizglītību (jo īpaši dati par agrākajām / pašreizējām darba attiecībām),
• Informācija no Jūsu augšupielādētajiem dokumentiem (pavadvēstule, CV, atsauksmes, sertifikāti, darbu paraugi, fotoattēls pieteikumā),
• Cita informācija, kuru Jūs brīvprātīgi nosūtiet mums saistībā ar savu pieteikumu, jo īpaši ar augšupielādētajiem failiem,
• Atbildes uz jautājumiem, vai Jūs atbilstat normatīvo aktu prasībām, lai sāktu darbu potenciālajā darba vietā, vai esat jau strādājis Peek & Cloppenburg grupas uzņēmumā un kā Jūs uzzinājāt par šo amatu.

3. Kādiem nolūkiem un uz kāda juridiskā pamata mēs apstrādājam personas datus?

Mēs apstrādājam personas datus par Jums, lai administrētu pieteikšanās procesu un šajā kontekstā nodrošinātu nepieciešamo korespondenci, piemēram, lai Jūs uzaicinātu uz darba intervijām un līdz ar to lemtu par darba attiecību nodibināšanu.

Juridiskais pamats tam ir Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 6. panta pirmās daļas b) apakšpunkts.

Ja starp Jums un mums ir darba, prakses vai cita veida padotības attiecības (turpmāk "nodarbinātības attiecības"), mēs uzglabāsim personas datus, kas saņemti no Jums pieteikšanās procesa ietvaros, ja tas paredzēts darba attiecību īstenošanai vai izbeigšanai,vai arī, lai īstenotu tiesības un pienākumus, kas izriet no normatīvajiem aktiem, nodokļu prasībām vai darba līguma (kā arī koplīguma), tādējādi pārstāvot darbinieku intereses. Juridiskais pamats tam ir Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 6. panta pirmās daļas b) apakšpunkts.

Profilēšana un / vai automatizēta lēmumu pieņemšana netiek veikta.

4. No kādiem avotiem tiek iegūti personas dati, ja mēs tos neiegūstam no Jums?

Ja Jums ir aktīvi profili profesionālajos sociālo mediju tīklos (piemēram, LinkedIn) vai pieteikšanās procesa laikā mums atklājat neaktīvu vai tikai daļēji aktīvu profilu, mēs paturam tiesības iegūt personas datus personāla atlases vajadzībām, izmantojot arī šādus tīklus. Nekādā gadījumā mēs neizmantojam šādus datus personu profilu veidošanai.

5. Kādas ir datu saņēmēju kategorijas?

Jūsu datus darba attiecību nodibināšanai saņems tikai tie darbinieki mūsu uzņēmumā, kuriem uzticēts sagatavot un īstenot pieteikšanās procesu. Tie jo īpaši ir personāla daļas darbinieki, kā arī specializētas nodaļas, kurās paredzēta vakances aizpildīšana, t.i., jo īpaši darbu vadītāji un potenciālie priekšnieki, arī jebkura iespējama atbildīga darbinieku komiteja (piemēram, darba grupa). Arī pakalpojumu sniedzēji, ar kuriem mēs sadarbojamies un kuri strādā mūsu uzdevumā (tā dēvētie apstrādātāji), Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR)) izpratnē var apstrādāt datus šiem mērķiem saskaņā ar mūsu norādījumiem. Tas jo īpaši attiecas uz hostinga vai pretendentu pārvaldības sistēmas uzturēšanas pakalpojumu sniedzējiem.

Ja personas dati tiek nosūtīti saņēmējiem trešās valstīs (ārpus EEZ), tas tiek darīts (i), pamatojoties uz Eiropas Komisijas lēmumu par atbilstību (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 45. pants), (ii) ja pastāv atbilstošas garantijas Jūsu personas datu aizsardzībai saskaņā ar normatīvo aktu prasībām tādā izpratnē, kā to noteic Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 46. pants (jo īpaši EK standarta datu aizsardzības klauzulu piemērošana vai (iii) saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 49. panta noteikumiem. Mēs Jums labprāt pēc pieprasījum sniegsim papildu informāciju par paredzētajām garantijām.

6. Cik ilgi Jūsu dati tiks glabāti?

Mēs apstrādājam un saglabājam Jūsu personas datus pieteikšanās procesa laikā. Ja pēc pieteikšanās procesa pabeigšanas ar Jums tiek nodibinātas darba attiecības, dati tiek pārsūti uz personas datu glabātuvi un tur turpinās to glabāšana.

Pretējā gadījumā pieteikšanās process beidzas, kad pretendents saņem noraidījumu. Dati tiek izdzēsti ne vēlāk kā 6 mēnešu laikā pēc noraidījuma nosūtīšanas, ja vien Jūsu personas datu apstrāde un glabāšana konkrētā gadījumā nav nepieciešama arī turpmāk tiesību izmantošanai vai tiesiskai aizstāvībai (tiesvedības strīda ilgums).

7. Vai ir Jums ir pienākums sniegt datus?

Jums nav juridisku vai līgumisku pienākumu sniegt datus. Tomēr personas datu sniegšana ir nepieciešama, lai noslēgtu ar mums darba līgumu. Tas nozīmē, ka, ja Jūs pieteikumā nenorādīsit mums nekādus personas datus, mēs noraidīsim Jūsu pieteikumu.

8. Jūsu tiesības

Tālākajā tekstā mēs apkopojam Jūsu tiesības saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR).

Tiesības atsaukt piekrišanu - Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 7. panta trešā daļa

Jūs jebkurā laikā varat atsaukt savu piekrišanu. Jūsu piekrišanas atsaukšana neietekmē apstrādes likumību, kas veikta, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, līdz atteikuma brīdim. Lūdzu, nosūtiet atsaukumu uz:

e:pastu: datu-aizsardziba@peek-cloppenburg.lv

vai ar pasta starpniecību uz 1. punktā norādīto adresi.

Tiesības uz informāciju (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 15. pants)

Jums ir tiesības pieprasīt informāciju par to, vai mēs apstrādājam personas datus par Jums vai nē. Ja mūsu uzņēmums apstrādā Jūsu personas datus, Jums ir tiesības uz šādu informāciju

• apstrādes nolūki,

• apstrādājamo personas datu kategorijas (datu veids),

• saņēmēji vai saņēmēju kategorijas, kurām Jūsu dati ir atklāti vai vēl tiks atklāti,

• plānotais uzglabāšanas laiks; ja uzglabāšanas laiku nav iespējams norādīt, uzglabāšanas ilguma noteikšanas kritēriji;

• Jūsu tiesības datu labošanu un dzēšanu, ieskaitot tiesības ierobežot apstrādi un / vai tiesības iebilst (skat. arī nākamos punktus),

• tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādē vai tiesā, kā arī

• datu avoti, ja personas dati nav iegūti tieši no Jums.

Jums ir arī tiesības uz informāciju par to, vai uz Jūsu personas datiem attiecas automatizēti lēmumi tādā izpratnē, kā to noteic Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 22. pants un - ja tas tā ir - uz kādiem kritērijiem balstās šāds automatizēts lēmums (loģika) un/vai kādas sekas tagad un vēlāk Jums var radīt automatizētais lēmums .

Ja personas dati tiek pārsūtīti uz trešo valsti ārpus ES / EEZ, Jums ir tiesības uz informāciju par to, vai un, ja tā ir, par to, kas garantē atbilstošu aizsardzības līmeni datu saņēmēja trešajā valstī tādā izpratnē, kā to noteic Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 45. un 46. pants.

Jums ir tiesības pieprasīt savu personas datu kopiju. Datu kopijas mēs parasti nodrošinām elektroniskā formā, ja vien Jūs neesat norādījis citādi. Datu kopijas tiek sniegtas bezmaksas, ja vien Jūsu pieprasījumi nav acīmredzami nepamatoti vai pārmērīgi. Šādos gadījumos mēs varam pieprasīt saprātīgu maksu, ņemot vērā administratīvās izmaksas, vai attiekties izpildīt pieprasījumu. Šis noteikums ir ar nosacījumu, ka datu kopijas nosūtīšana tādējādi neierobežo citu personu tiesības un brīvības.

Tiesības uz labojumiem (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 16. pants)

Jums ir tiesības lūgt mums labot Jūsu datus, ja tie ir nepareizi, neprecīzi un / vai nepilnīgi; tiesības uz labošanu ietver tiesības uz papildināšanu ar paskaidrojumiem un paziņojumiem. Labojumi un / vai papildinājumi tiek veikti tūlītēji.

Tiesības uz dzēšanu (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 17. pants)

Jums ir tiesības pieprasīt, lai mēs dzēšam Jūsu personas datus, ciktāl

• personas dati vairs nav vajadzīgi mērķiem, kuriem tie tika vākti un apstrādāti,

• datu apstrāde notiek, pamatojoties uz Jūsu izteikto piekrišanu, un Jūs esat atsaucis savu piekrišanu, ja vien datu apstrādei nav cits juridisks pamats,

• Jūs esat iebildis pret datu apstrādi saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 21. pantu un mums nav prevalējošu likumīgu iemeslu to turpmākai apstrādei

• Jūs esat iesniedzis iebildumus pret datu apstrādi tiešas reklāmas nolūkā saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 21. panta otro daļu un

• Jūsu personas dati ir apstrādāti nelikumīgi.

• Tiesības dzēst personas datus nav piemērojamas, ja apstrāde ir nepieciešama:

• lai īstenotu tiesības uz vārda brīvību un informāciju,

• i) lai izpildītu juridisku pienākumu (piemēram, ar normatīvajiem aktiem noteiktas datu saglabāšanas prasības), ii) lai īstenotu sabiedriskus uzdevumus un intereses saskaņā ar Savienības tiesību aktiem un / vai dalībvalstu tiesību aktiem (tas ietver arī intereses sabiedrības veselības jomā) vai (iii) ) dati ir nepieciešami arhivēšanas un / vai izpētes vajadzībām, un

• lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības.

Dzēšanai jānotiek nekavējoties. Ja mēs esam publiskojuši personas datus (piemēram, internetā), mums jānodrošina, ciktāl tas ir tehniski iespējams un saprātīgi, ka arī trešo personu datu apstrādātāji tiek informēti par dzēšanas pieprasījumu, tostarp par hipersaišu, kopiju un / vai replikāciju dzēšanu.

Tiesības uz datu apstrādes ierobežošanu (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 18. pants)

Jums ir tiesības ierobežot Jūsu personas datu apstrādi šādos gadījumos:

• Ja esat apstrīdējis savu personas datu pareizību, varat pieprasīt, lai Jūsu dati pareizības pārbaudes laikā netiktu izmantoti citiem mērķiem un tiktāl būtu ierobežoti.

• Datu nelikumīgas apstrādes gadījumā Jūs varat pieprasīt datu izmantošanas ierobežošanu saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 18. pantu, nevis datu dzēšanu saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 17. panta pirmās daļas 1. punktu;

• Ja Jums ir nepieciešami Jūsu personas dati, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu juridiskas prasības, bet, ja Jūsu personas dati visos pārējos gadījumos vairs nav nepieciešami, Jūs varat pieprasīt, lai mēs ierobežotu apstrādi tikai iepriekšminētajos tiesvedības nolūkos;

• Ja esat iebildis pret datu apstrādi saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 21. panta pirmo daļu un vēl nav noteikts, vai mūsu intereses par datu apstrādi ir svarīgākas par Jūsu interesēm, Jūs varat pieprasīt, lai pārbaudes laikā Jūsu dati netiktu izmantoti citiem mērķiem un tiktāl to izmantošana tiek ierobežota.

Personas datu, kuru apstrāde pēc Jūsu pieprasījuma tika ierobežota, drīkst notikt - ja tos uzglabā - tikai (i) ar Jūsu piekrišanu, (ii) lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu juridiskas prasības, (iii) lai aizsargātu citu fizisku vai juridisku personu tiesības vai iv) nozīmīgu sabiedrības interešu apsvērumu dēļ. Jūs informēs iepriekš, ja tiks atcelts apstrādes ierobežojums.

Paziņošanas pienākums (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 19. pants)

Mums ir pienākums informēt visus saņēmējus, kuriem Jūsu dati ir atklāti, par Jūsu datu labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu. Tas neattiecas uz tiem gadījumiem, ja tas nav iespējams vai prasa nesamērīgas pūles. Ja Jūs to pieprasīsit, mēs Jūs informēsim par šiem saņēmējiem, iepriekš Jums par to paziņojot.

Tiesības uz datu pārnesamību (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 20. pants)

Jums ir tiesības - ievērojot šādus noteikumus - pieprasīt izsniegt datus par Jums plaši izplatītā elektroniskā, mašīnlasāmā datu formātā. Tiesības uz datu pārnesamību ietver tiesības pārsūtīt datus citai atbildīgai personai. Pēc pieprasījuma mēs, ciktāl tas ir tehniski iespējams, pārsūtīsim datus tieši Jūsu nozīmētai personai. Tiesības uz datu pārnesamību pastāv tikai attiecībā uz Jūsu iesniegtajiem datiem un, pastāvot priekšnoteikumiem. Proti, apstrādei ir jānotiek, pamatojoties uz piekrišanu vai līguma izpildi, un tai ir jābūt veiktai automatizētā procesā. Tiesības pārsūtīt datus saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 20. pantu neietekmē tiesības dzēst datus saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 17 pantu. Datu pārsūtīšana notiek, ņemot vērā citu personu tiesības un brīvības, kuru tiesības datu pārsūtīšanas dēļ var tikt traucētas.

Tiesības iebilst (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 21. pants)

Personas datu apstrādes gadījumā uzdevumu veikšanai sabiedrības interesēs (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 6. panta pirmās daļas e) apakšpunkta vai likumīgu interešu aizsardzībai (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR 6. panta pirmās daļas f) apakšpunkta izpratnē Jūs varat katrā laikā iebilst pret personas datu turpmāku izplatīšanu. Iebildumu gadījumā mums ir jāatturas no jebkādas turpmākas Jūsu datu apstrādes iepriekšminētajos nolūkos, ja vien

• datu apstrādei ir pārliecinoši, likumīgi iemesli, kas prevalē par Jūsu interesēm, tiesībām un brīvībām,

• apstrāde ir nepieciešama juridisku prasību celšanai, īstenošanai vai aizstāvēšanai.

Jebkurā laikā Jūs varat iebilst pret savu datu izmantošanu nākotnē tiešas reklāmas nolūkā. Iebilduma gadījumā mums ir jāatturas no jebkādas turpmākas Jūsu datu apstrādes tiešas reklāmas nolūkā.

Tiesības netikt pakļautam automatizētam lēmumam (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 22. pants)

Jums ir tiesības nebūt tāda lēmuma subjektam, kas balstīts tikai uz automatizētu apstrādi - ieskaitot profilēšanu -, ja tas Jums rada juridiskas sekas vai ietekmē Jūs līdzīgā veidā.

Automatizēts lēmums ir izņēmuma kārtā pieļaujams, ja esat vai nu (i) iepriekš devis nepārprotamu piekrišanu, vai (ii) lēmums ir nepieciešams, lai noslēgtu vai izpildītu līgumu starp Jums un mums, vai (iii) piemērojamās tiesību normas to pieļauj un šie noteikumi ietver atbilstošus pasākumus, lai aizsargātu Jūsu tiesības un brīvības, kā arī Jūsu likumīgās intereses.

Gadījumos (i) un (ii) mēs veicam atbilstošus pasākumus, lai aizsargātu Jūsu tiesības un brīvības, kā arī Jūsu likumīgās intereses. Tas nozīmē, ka Jūs varat paust savu viedokli, apstrīdēt automātisko lēmumu un pieprasīt personīgu pārskatīšanu, ko veic kāds no mūsu darbiniekiem.

Datu subjekta tiesību izmantošana

Lai izmantotu savas kā datu subjekta tiesības, lūdzu, sazinieties ar mums, izmantojot 1. sadaļā norādīto informāciju.

Sūdzība uzraudzības iestādei (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR 77). pants)

Sūdzību gadījumā jebkurā laikā varat sazināties ar Datu valsts inspekciju (Elijas ielā 17, Rīgā, LV-1050, tel.: +371 67223131, e-pasts: info@dvi.gov.lv)

Atjaunots: 2021. gada aprīlī