Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Position in unserem Unternehmen interessieren. Wir legen höchsten Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten daher Daten, die Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses angeben, stets im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften. Im Folgenden möchten wir Ihnen mitteilen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung verarbeiten und stellen Ihnen weitere, in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit.

1. Wer ist verantwortlich?

1.1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die:

Peek & Cloppenburg B.V. & Co. KG
Berliner Allee 2

40212 Düsseldorf

E-Mail: Datenschutz@peek-cloppenburg.de

1.2. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Peek & Cloppenburg B.V. & Co. KG                                                                         
Datenschutzbeauftragter
Berliner Allee 2
40212 Düsseldorf

E-Mail: Datenschutz@peek-cloppenburg.de

2. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen.

Im Rahmen Ihrer Registrierung für das Bewerberportal erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Benutzernamen, um ein Bewerberkonto für Sie anlegen zu können. Nach Angabe Ihrer Daten bitten wir Sie um Bestätigung dieser Angaben, bevor wir das Bewerberkonto für Sie einrichten.  

Innerhalb Ihres Bewerberkontos können Sie Ihr Bewerberprofil mit weiteren Angaben befüllen. Dabei erfassen wir folgende Daten:

• Verpflichtende Stammdaten (Name, Anschrift und E-Mail-Adresse),
• Freiwillige Stammdaten (Geburtsdatum und -ort, Nationalität und weitere Kontaktdaten)
• Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und (Schul-)Ausbildung,
• Angaben zum bisherigen beruflichen Werdegang bzw. zur beruflichen Weiterbildung (insbesondere Daten zum Inhalt ehemaliger/aktueller Beschäftigungsverhältnisse)
• Angaben aus Ihren hochgeladenen Dokumenten (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitsproben, Bewerbungsfoto)
• andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung insbesondere durch von Ihnen hochgeladene Dateien freiwillig übermitteln.
• Daten zu der Frage, ob Sie die gesetzlichen Voraussetzungen für die Aufnahme einer Beschäftigung am potentiellen Beschäftigungsort erfüllen, ob Sie in der Vergangenheit bereits bei einem Unternehmen der Unternehmensgruppe der Peek & Cloppenburg gearbeitet haben und wie Sie auf die Stelle aufmerksam geworden sind.

3. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der in diesem Zusammenhang erforderlichen Korrespondenz, z.B. um Sie zu Bewerbungsgesprächen einzuladen, folglich zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 Abs. 1, Abs. 8 S. 2 BDSG.

Soweit Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten durch weitere Unternehmen der Peek & Cloppenburg Unternehmensgruppe erteilen, übermitteln wir Ihre im Rahmen der Bewerbung erhobenen Daten an die entsprechenden Unternehmen der Peek & Cloppenburg Unternehmensgruppe, damit Ihre potentielle Eignung auch für andere aktuell bestehende vakante Stellen dieser Gesellschaften prüfen und Sie über eine entsprechende Position informieren zu können.

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung in die Aufnahme unseres Talentpools erteilt haben, speichern wir Ihre im Rahmen der Bewerbung erhobenen Daten für einen Zeitraum von 24 Monaten ab Erteilung Ihrer Einwilligung, um innerhalb dieses Zeitraums Ihre potentielle Eignung auch für andere aktuell oder zukünftig bestehende vakante Stellen zu prüfen und Sie über eine entsprechende Position zu informieren.

Ihre Einwilligungen sind freiwillig. Sie können kann sie ohne Angabe von Gründen verweigern und jederzeit per E-Mail an HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.de  widerrufen, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten hätten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1, lit. a DSGVO.ans

Die Unternehmen der Unternehmensgruppe Peek & Cloppenburg finden Sie hier (link zur hidden page einbauen) Zugriff auf die Ihre Person betreffenden vorgenannten Daten haben ausschließlich Mitarbeiter (z. B. Recruiter) und Entscheidungsträger (z. B. Geschäftsführer potentieller Vorgesetzter), die mit der Besetzung vakanter Stellen bzw. der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind.

Sofern es zu einem Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnis (nachfolgend „Beschäftigungsverhältnis“) zwischen Ihnen und uns kommt, speichern wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhaltene personenbezogene Daten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür sind § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erheben?

Soweit Sie über aktive Profile in beruflichen Social Media Netzwerken (z.B. XING oder LinkedIn) verfügen oder uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein inaktives oder nur teilweise aktives Profil offenlegen, behalten wir uns vor, personenbezogene Daten zu Bewerbungszwecken auch über derartige Netzwerke zu erheben. Solche Daten verwenden wir in keinem Falle zur Bildung von Persönlichkeitsprofilen.

5. Welche Kategorien von Empfängern der Daten gibt es?

Zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erhalten nur diejenigen Stellen in unserem Unternehmen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind insbesondere die Mitarbeiter der Personalabteilung, sowie die Fachbereiche, in dem die Stelle besetzt werden soll, d.h. insbesondere die Führungskräfte und potentiellen Vorgesetzten sowie ein etwaig zuständiges Mitarbeitergremium (z. B. Betriebsrat). Auch von uns eingesetzte und in unserem Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten nach unserer Weisung verarbeiten. Das gilt insbesondere für Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen.

Sofern personenbezogene Daten an Empfänger in Drittländern (außerhalb des EWR) übermittelt werden, erfolgt dies (i) auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO), (ii) sofern zu dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Voraussetzungen geeignete Garantien i.S.v. Art. 46 DSGVO vorgesehen (insbesondere Anwendung von EU-Standarddatenschutzklauseln) oder (iii) im Einklang mit den Regelungen des Art. 49 DSGVO. Weitergehende Informationen zu den vorgesehenen geeigneten Garantien lassen wir Ihnen gerne auf Anfrage zukommen.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen kommt, werden die Daten in die Personalakte überführt und dort weiterhin gespeichert.

Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens 6 Monate nach Versand der Absage werden die Daten gelöscht. Dies gilt nicht, solange die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung von Rechten oder zur Rechtsverteidigung (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.

7. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir Ihre Bewerbung ablehnen.

8. Ihre Rechte

Nachfolgend fassen wir Ihre Rechte nach der DSGVO zusammen.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung - Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Bitte richten Sie Ihren Widerruf an:

HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.de oder per Post an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht. Erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person durch unser Unternehmen, haben Sie Anspruch auf Auskunft über

•           die Verarbeitungszwecke,

•           die Kategorien personenbezogener Daten (Art von Daten), die verarbeitet werden,

•           die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen Ihre Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden sollen,

•           die geplante Speicherdauer; falls eine Angabe zur Speicherdauer nicht möglich ist, sind jedenfalls die Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer,

•           Ihr Recht auf Berichtigung und Löschung der Sie betreffenden Daten einschließlich des Rechts auf Einschränkung der Bearbeitung und/oder der Möglichkeit zum Widerspruch (siehe hierzu auch die nachfolgenden Ziffern),

•           das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, sowie

•           die Herkunft der Daten, falls personenbezogene Daten nicht bei Ihnen direkt erhoben wurden.

Sie haben ferner Anspruch auf Auskunft, ob Ihre personenbezogen Daten Gegenstand einer automatisierte Entscheidungen i. S. d. Art 22 DSGVO sind und - falls dies der Fall ist - welche Entscheidungskriterien einer solch automatisierten Entscheidung zu Grunde liegen (Logik) bzw. welche Auswirkungen und Tragweite die automatisierte Entscheidung für Sie haben kann.

Werden personenbezogene Daten in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR übermittelt, haben Sie Anspruch auf Auskunft, ob und falls ja aufgrund welcher Garantien ein angemessenen Schutzniveaus i. S. d. Art. 45, 46 DSGVO beim Datenempfänger in dem Drittland sichergestellt ist.

Sie haben das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Datenkopien stellen wir grundsätzlich in elektronischer Form zur Verfügung stellen, sofern Sie nichts anderes angegeben haben. Die erste Kopie ist kostenfrei, für weitere Kopien können wir ein angemessenes Entgelt verlangen. Die Bereitstellung erfolgt vorbehaltlich der Rechte und Freiheiten anderer Personen, die durch die Übermittlung der Datenkopie beeinträchtigt sein können.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig, unzutreffend und/oder unvollständig sein sollten; das Recht auf Berichtigung umfasst das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen. Eine Berichtigung und/oder Ergänzung hat unverzüglich zu erfolgen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit

•           die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind,

•           die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung erfolgt und Sie die Einwilligung widerrufen haben, sofern nicht eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht,

•           Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung gem. Art. 21 DSGVO eingelegt haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe für eine weitere Verarbeitung vorliegen,

•           Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO eingelegt haben, sowie

•           Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

•           Ein Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, soweit

•           das Recht zur freien Meinungsäußerung und Information dem Löschungsverlangen entgegensteht,

•           die Verarbeitung personenbezogenen Daten (i) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten), (ii) zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach Unionsrecht und/oder dem Recht der Mitgliedsstaaten (hierzu gehören auch Interessen im Bereich öffentliche Gesundheit) oder (iii) zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist, sowie

•           die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Die Löschung hat unverzüglich zu erfolgen. Sind personenbezogene Daten von uns öffentlich gemacht worden (z.B. im Internet), haben wir im Rahmen des technisch Möglichen und Zumutbaren dafür Sorge zu tragen, dass auch dritte Datenverarbeiter über das Löschungsverlangen einschließlich der Löschung von Links, Kopien und/oder Replikationen informiert werden.

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einschränken zu lassen:

•           Haben Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten, können Sie von uns verlangen, dass ihre Daten für die Dauer der Richtigkeitsprüfung für andere Zwecke nicht genutzt und insoweit eingeschränkt werden.

•           Bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung können Sie anstelle der Datenlöschung nach Art. 17 Abs. 1 lit. d) DSGVO die Einschränkung der Datennutzung nach Art. 18 DSGVO verlangen;

•           Benötigen Sie Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, werden Ihre personenbezogenen Daten im Übrigen aber nicht mehr benötigt, können Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung auf die vorgenannten Rechtsverfolgungszwecke verlangen;

•           Haben Sie gegen eine Datenverarbeitung Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und steht noch nicht fest, ob unsere Interessen an einer Verarbeitung ihre Interessen überwiegen, können sie verlangen, dass Ihre Daten für die Dauer der Prüfung für andere Zwecke nicht genutzt und insoweit eingeschränkt werden.

Personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung auf Ihr Verlangen eingeschränkt wurde, dürfen – vorbehaltlich der Speicherung – nur noch (i) mit Ihrer Einwilligung, (ii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, (iii) zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Person, oder (iv) aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden. Sollte eine Verarbeitungseinschränkung aufgehoben werden, werden Sie hierüber vorab unterrichtet.

Mitteilungspflicht - Art. 19 DSGVO

Wir sind verpflichtet, alle Empfänger, denen Ihre Daten offengelegt wurden, über eine Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung zu informieren. Das gilt nur dann nicht, wenn uns die Information unmöglich ist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Wir unterrichten Sie über diese Empfänger, wenn Sie dies verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben – vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen – das Recht, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem gängigen elektronischen, maschinenlesbaren Datenformat zu verlangen. Das Recht auf Datenübertragung beinhaltet das Recht zur Übermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen; auf Verlangen werden wir – soweit technisch möglich – Daten daher direkt an einen von Ihnen benannten oder noch zu benennenden Verantwortlichen übermitteln. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für von Ihnen bereitgestellte Daten und setzt voraus, dass die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird. Das Recht zur Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO lässt das Recht zur Datenlöschung nach Art. 17 DSGVO unberührt. Die Datenübertragung erfolgt vorbehaltlich der Rechte und Freiheiten anderer Personen, deren Rechte durch die Datenübertragung beeinträchtigt sein können.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruch haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

•           es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder

•           die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Einer Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung zu unterlassen.

Recht, nicht einer automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO)

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, wenn diese Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigt.

Eine automatisierte Entscheidung ist ausnahmsweise zulässig, wenn Sie entweder (i) vorher Ihre ausdrückliche Einwilligung erklärt haben oder (ii) die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist oder (iii) geltende Rechtsvorschriften dies gestatten und diese Vorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten.

In den Fällen (i) und (ii) treffen wir angemessene Maßnahmen, um Ihre Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren. Hierzu gehört, dass Sie Ihren Standpunkt erläutern, die automatische Entscheidung anfechten und die persönliche Befassung durch einen unserer Mitarbeiter verlangen können.

Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die unter 1. genannte Adresse.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Im Fall von Beschwerden können Sie sich jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Stand: Januar 2021