Informace o zpracovávání osobních údajů v rámci žádosti o pracovní místo
Těší nás, že máte zájem o pracovní pozici v naší společnosti. Přikládáme velkou důležitost ochraně Vašich osobních údajů. Údaje, které nám poskytnete v rámci žádosti o pracovní místo, proto vždy zpracováváme v souladu se zákonnými předpisy. V následujícím textu bychom Vám chtěli sdělit, jak Vaše osobní údaje v rámci žádosti o pracovní místo zpracováváme a poskytneme Vám další související relevantní informace.
1. Kdo je zodpovědný?
Peek & Cloppenburg s.r.o.
Voctářova 2449/5, Libeň, 180 00 Praha 8
E-mail: HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.com
Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na:
ochrana-dat@peek-cloppenburg.cz
2. Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme?
Zpracováváme osobní údaje, které souvisí s Vaší žádostí o pracovní místo.
V rámci Vaší registrace na portále uchazečů o pracovní místa zaevidujeme Váš e-mail a uživatelské jméno, abychom pro Vás mohli vytvořit účet uchazeče o pracovní místo. Než pro Vás založíme účet uchazeče o pracovní místo, požádáme Vás po zadání Vašich údajů o jejich potvrzení.
V rámci Vašeho účtu uchazeče o pracovní místo můžete svůj profil doplnit dalšími údaji. Evidujeme zde následující údaje:
- Povinné základní údaje (jméno, adresa, e-mail),
- Dobrovolné základní údaje (datum a místo narození, národnost a další kontaktní údaje)
- Údaje o Vaší odborné kvalifikaci a (školním) vzdělání,
- Údaje o dosavadní profesní kariéře, popř. o dalším odborném vzdělávání (zejména údaje o obsahu předchozích/současných pracovních poměrů)
- Údaje z Vašich nahraných dokumentů (motivační dopis, životopis, vysvědčení, certifikáty, ukázky práce, fotografie uchazeče)
- Další údaje, které nám dobrovolně poskytnete v souvislosti s Vaší žádostí o pracovní místo, zejména prostřednictvím souborů, které nahrajete.
- Informace k dotazu, zda splňujete zákonné požadavky pro nástup do potencionálního zaměstnání, zda jste již v minulosti nepracoval(a) ve společnosti skupiny Peek & Cloppenburg a jak jste se o pracovní pozici dozvěděl(a).
3. Pro jaké účely a na jakém právním základě osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem realizace procesu zpracování žádosti o pracovní místo a s tím související nutnou korespondencí, např. abychom Vás mohli pozvat na pracovní pohovor a následně se mohli rozhodnout o vzniku pracovního poměru.
Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b, čl. 88 odst. 1 GDPR.
Pokud bude mezi Vámi a námi uzavřen pracovní poměr, pracovní poměr v rámci učňovského vzdělávání, v rámci praxe (dále jen pracovní poměr), uložíme Vaše osobní údaje, které jsme od Vás získali v rámci žádosti o pracovní místo, pokud budou nezbytné pro realizaci nebo ukončení pracovního poměru nebo, pokud budou potřebné při výkonu nebo plnění práv a povinností v rámci zastupování zájmů zaměstnanců, které vyplývají ze zákona, kolektivní smlouvy nebo podnikové dohody (kolektivní smlouva). Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR.
K profilování ani automatickému rozhodování nedochází.
4. Z jakých zdrojů pochází osobní údaje, pokud jsme je nezískali od Vás?
Pokud máte aktivní profily na profesních sociálních sítích (např. XING nebo LinkedIn) nebo, pokud nám v rámci procesu zpracování žádosti o pracovní místo zpřístupníte neaktivní nebo částečně aktivní profil, vyhrazujeme si právo shromažďovat také prostřednictvím těchto sítí osobní údaje vložené za účelem žádosti o pracovní místo. Tyto údaje nepoužíváme v žádném případě k vytváření osobních profilů.
5. Jaké kategorie příjemců údajů existují?
Za účelem založení pracovního poměru získají Vaše údaje v naší společnosti pouze zaměstnanci na pracovních pozicích, kteří jsou pověřeni přípravou a realizací procesu zpracování žádosti o pracovní místo. Jsou to zejména zaměstnanci personálního oddělení a odborných oddělení, kde má být pracovní pozice obsazena, tzn. zejména vedoucí a potenciální nadřízení, jakož i případný odpovědný výbor zaměstnanců (např. rada zaměstnanců). Údaje mohou podle našich pokynů zpracovávat pro tyto účely také poskytovatelé služeb (tzv. zpracovatelé, čl. 28 GDPR), které jsme ustanovili, a kteří pracují na základě našeho pověření. To platí zejména pro poskytovatele hostingových služeb nebo poskytovatele systémů správy uchazečů o práci.
Pokud jsou údaje předávány příjemcům ve třetích zemích (mimo EHP), dochází k tomu (i) na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (čl. 45 GDPR), (ii) pokud k ochraně Vašich osobních údajů existují v souladu se zákonnými požadavky vhodné záruky ve smyslu čl. 46 GDPR (zejména aplikace standardních doložek o ochraně osobních údajů přijatých Evropskou unií) nebo (iii) v souladu s ustanoveními čl. 49 GDPR. Na požádání Vám rádi poskytneme další informace o vhodných ochranných opatřeních.
6. Jak dlouho budou Vaše údaje uloženy?
Pokud je to nutné, zpracováváme a uchováváme Vaše osobní údaje po celou dobu procesu zpracování Vaší žádosti o pracovní místo. Pokud s Vámi po ukončení výběrového řízení vznikne pracovní poměr, budou údaje přeneseny do personálních spisů a tam budou nadále uloženy.
Jinak se proces zpracování Vaší žádosti o pracovní místo ukončí doručením odmítnutí uchazeči o pracovní místo. Údaje budou smazány nejpozději 6 měsíců po odeslání odmítnutí. To však neplatí v tom případě, pokud je zpracování a uložení Vašich osobních údajů nezbytné pro uplatnění, výkon práv nebo právní obhajobu (doba trvání soudního sporu).
7. Existuje povinnost poskytnout údaje?
Neexistuje žádná zákonná nebo smluvní povinnost k poskytování údajů. Poskytnutí osobních údajů je však nutné v případě uzavření smluvního pracovního poměru s naší společností. To znamená, že pokud nám ve Vaší žádosti o pracovní místo neposkytnete žádné osobní údaje, pak Vaši žádost zamítneme.
8. Vaše práva
Níže jsou shrnuta Vaše práva podle GDPR.
Právo odvolat souhlas - čl. 7 odst. 3 GDPR
Váš souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu nebude narušena zákonnost zpracování údajů, které bylo prováděno na základě souhlasu až do okamžiku odvolání. Své odvolání zašlete na:
ochrana-dat@peek-cloppenburg.cz nebo poštou na adresu uvedenou v bodě 1.
Právo na informace (čl. 15 GDPR)
Máte právo požadovat informace o tom, zda zpracováváme Vaše osobní údaje. Pokud naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, máte právo na informace o
• účelu zpracování,
• kategoriích osobních údajů (typ údajů), které se zpracovávají,
• příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým byly Vaše údaje poskytnuty nebo mají být ještě poskytnuty,
• plánované době uchování; pokud není možné uvést dobu uchování, musí být v každém případě uvedena kritéria pro stanovení doby uchování,
• Vašem právu na opravu a vymazání údajů, které se Vás týkají, včetně práva na omezení zpracování a/nebo možnost podat námitku (viz. také následující body),
• existenci práva podat stížnost u dozorového orgánu a také
• původu údajů, pokud osobní údaje nebyly získány přímo od Vás.
Dále máte právo na informace o tom, zda Vaše osobní údaje nejsou předmětem automatizovaných rozhodnutí ve smyslu čl. 22 GDPR a – pokud se jedná o tento případ – na jakých rozhodovacích kritériích je takové automatizované rozhodnutí založeno (logika), popř. jaké dopady a následky pro Vás může mít automatizované rozhodnutí.
Pokud jsou osobní údaje předávány do třetích zemí mimo EU/EHP, máte právo na informace, zda jsou předávány a pokud ano, jak je u příjemce údajů ve třetích zemích zajištěna odpovídající úroveň ochrany ve smyslu čl. 45, 46 GDPR.
Máte právo vyžádat si kopii Vašich osobních údajů. Pokud neuvedete jinak, obvykle poskytujeme kopie údajů v elektronické podobě. První kopie je zdarma, za další kopie můžeme účtovat přiměřený poplatek. Poskytnutí podléhá právům a svobodám dalších osob, která mohou být narušena zasláním kopie údajů.
Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
Máte právo od nás požadovat opravu Vašich údajů, pokud jsou nesprávné, nepřesné a/nebo neúplné; právo na opravu zahrnuje právo na doplnění informací prostřednictvím dalších prohlášení nebo sdělení. Oprava a/nebo doplnění musí být provedena okamžitě.
Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)
Máte právo od nás požadovat vymazání Vašich osobních údajů, pokud
• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny a zpracovány,
• zpracování údajů probíhalo na základě Vašeho souhlasu a Vy jste svůj souhlas odvolal(a), pokud pro zpracování údajů neexistuje jiný právní základ,
• jste v souladu s čl. 21 GDPR podal(a) námitku proti zpracování údajů a neexistují žádné přednostní oprávněné důvody pro další zpracovávání,
• jste v souladu s čl. 21 odst. 2 GDPR podal(a) námitku proti zpracování údajů za účelem přímé reklamy, a
• Vaše osobní údaje byly nezákonně zpracovávány,
• je to třeba ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje.
Právo na výmaz osobních údajů neexistuje, pokud
• je právo na svobodu projevu a informace v rozporu s žádostí o výmaz,
• je zpracování osobních údajů nutné (i) pro splnění zákonné povinnosti (např. zákonná povinnost uchovávání dat), (ii) k dodržování veřejných úkolů a zájmů podle práva Unie a/nebo práva členských států (zde jsou zahrnuty zájmy v oblasti veřejného zdraví) nebo (iii) pro účely archivace a/nebo výzkumné účely, a
• jsou osobní údaje nutné pro uplatnění, výkon nebo obranu právních nároků.
Vymazání musí být provedeno okamžitě. Pokud jsme osobní údaje zveřejnili (např. na internetu), musíme v rámci technických a přijatelných možností zajistit, aby byly také třetí strany zpracovatelů údajů informovány o požadavku vymazání, včetně smazání odkazů, kopií a/nebo replikací.
Právo na omezení zpracování údajů (čl. 18 GDPR)
Máte právo žádat omezení zpracování Vašich osobních údajů v následujících případech:
• Pokud jste zpochybnili správnost Vašich osobních údajů, můžete požadovat, aby Vaše údaje nebyly po dobu kontroly správnosti použity k jiným účelům a aby bylo v tomto ohledu zpracování omezeno.
• V případě nezákonného zpracování údajů můžete požádat o omezení používání údajů podle čl. 18 GDPR místo smazání údajů podle čl. 17 odst. 1 písm. d) GDPR;
• Pokud potřebujeme Vaše osobní údaje k uplatnění, výkonu nebo obraně právních nároků, ale Vaše osobní údaje už v ostatních záležitostech nepotřebujeme, můžete od nás požadovat omezení zpracování na výše uvedené vymáhání práva;
• Pokud jste vznesl(a) námitku proti zpracování údajů podle čl. 21 odst. 1 GDPR a dosud nebylo stanoveno, zda naše zájmy na zpracování převažují nad Vašimi zájmy, můžete požadovat, aby Vaše údaje nebyly po dobu kontroly používány k jiným účelům a aby bylo v tomto ohledu zpracování omezeno.
Osobní údaje, jejichž zpracování bylo na Vaši žádost omezeno, smí být zpracovány – s výhradou ukládání – pouze (i) s Vaším souhlasem, (ii) za účelem uplatnění, výkonu nebo obrany právních nároků, (iii) k ochraně práv jiných fyzických nebo právnických osob, nebo (iv) z důvodů důležitého veřejného zájmu. Pokud by mělo dojít ke zrušení omezení zpracování, budete o tom předem informováni.
Oznamovací povinnost – čl. 19 GDPR
Jsme povinni informovat všechny příjemce, jimž byly zpřístupněny Vaše údaje, o opravě nebo vymazání Vašich údajů nebo o omezení zpracování. To se neuplatní pouze tehdy, pokud je nemožné informace podat nebo je toto spojeno s nepřiměřeným úsilím. Pokud o to požádáte, budeme Vás o těchto příjemcích informovat. Pokud by mělo dojít ke zrušení omezení zpracování, budete o tom předem informováni.
Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
Máte právo požadovat vydání údajů, které se Vás týkají, v běžném elektronickém, strojově čitelném datovém formátu, pokud jsou splněny podmínky níže. Právo na přenositelnost údajů obsahuje právo na předání údajů jiné odpovědné osobě; na požádání předáme – pokud je to technicky možné – údaje přímo Vámi uvedené odpovědné osobě nebo odpovědné osobě, která bude teprve uvedena. Právo na přenositelnost údajů se týká pouze Vámi poskytnutých údajů a vyžaduje se, aby zpracování probíhalo na základě souhlasu nebo smlouvy a pomocí automatizovaných postupů. Právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR nemá vliv na právo na vymazání údajů podle čl. 17 GDPR. Přenos údajů podléhá právům a svobodám dalších osob, jejichž práva mohou být přednosem údajů narušena.
Právo podat námitku (čl. 21 GDPR)
V případě zpracování osobních údajů za účelem splnění úkolů ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) nebo pro účely oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), můžete kdykoli s účinností do budoucna podat námitku proti zpracování osobních údajů, která se Vás týkají. V případě námitky se musíme zdržet jakéhokoli zpracovávání Vašich údajů k výše uvedeným účelům, ale pouze pokud,
• neexistují závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo
• není zpracování nezbytné pro uplatňování, výkon nebo obranu právních nároků.
Proti použití Vašich údajů pro účely přímého marketingu můžete vznést kdykoli námitku s účinností do budoucna. V případě námitky musíme upustit od jakéhokoli dalšího zpracovávání Vašich údajů za účelem přímého marketingu.
Právo nepodléhat automatizovanému rozhodování (čl. 22 GDPR)
Máte právo nepodléhat rozhodování, které se zakládá výhradně na automatizovaném zpracování – včetně profilování, pokud to má pro Vás právní dopady nebo Vás to poškozuje podobným způsobem.
Automatizované rozhodování je výjimečně přípustné, pokud jste buď (i) předem udělili výslovný souhlas nebo (ii) je rozhodování nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi a námi nebo (iii) jej připouští platné právní předpisy a tyto předpisy obsahují vhodná opatření k ochraně Vašich práv a svobod a Vašich oprávněných zájmů.
V případech (i) a (ii) přijmeme vhodná opatření k zachování Vašich práv a svobod a Vašich oprávněných zájmů. To zahrnuje, že můžete vysvětlit své stanovisko, napadnout automatizované rozhodování a požadovat osobní řešení některým z našich zaměstnanců.
Výkon práv dotčených osob
Za účelem výkonu práv dotčených osob nás kontaktujte na adrese uvedené v bodě 1.
Stížnost u dozorového orgánu (čl. 77 GDPR)
V případě stížností se můžete kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Ppl. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz.
Stav: duben 2021