Teave isikuandmete töötlemise kohta kandideerimisprotsessis

Meil on hea meel, et olete huvitatud töökohast meie ettevõttes. Me pöörame suurt tähelepanu Teie isikuandmete kaitsele. Seetõttu töötleme Teie kandideerimisprotsessis esitatud andmeid alati vastavalt seaduses sätestatule. Järgnevalt selgitamegi Teile, kuidas me töötleme Teie esitatud andmeid kandideerimisprotsessi raames, ja anname Teile selle kohta asjakohast lisateavet.

1. Kes vastutab?

Vastutav töötleja: Peek & Cloppenburg OÜ
Aadress: J. Kunderi tn 8a Tallinn Harjumaa 10128
Telefon: +372 648 4334
E-post: HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.com

Võite pöörduda meie andmekaitseametniku poole aadressil

andmekaitse@peek-cloppenburg.ee

2. Milliseid isikuandmete liike me töötleme?

Me töötleme isikuandmeid, mis on seotud Teie kandideerimisega.

Seoses Teie registreerimisega kandideerimisportaalis dokumenteerime Teie e-posti aadressi ja kasutajanime, et luua Teile kasutajakonto. Enne kui loome Teile kasutajakonto, palume Teil kinnitada enda esitatud andmed.

Kandideerimiskontol saate oma kandidaadiprofiili täiendada lisaandmetega. Seejuures kogume järgmist teavet:

• kohustuslikud põhiandmed (nimi, aadress ja e-posti aadress);
• vabatahtlikud põhiandmed (sünniaeg ja -koht, kodakondsus ja muud kontaktandmed);
• andmed teie kvalifikatsiooni ja hariduse kohta;
• andmed senise kutsetegevuse või erialase täienduskoolituse kohta (eelkõige andmed varasemate/praeguste töösuhete kohta);
• andmed Teie üleslaaditud dokumentidest (kaaskiri, CV, tunnistused, sertifikaadid, tööproovid, foto);
• muu teave, mille olete meile seoses kandideerimisega vabatahtlikult esitanud, eriti andmed, mille olete üles laadinud;
• andmed selle kohta, kas Te vastate õiguslikele nõuetele, et asuda tööle antud potentsiaalses töökohas; kas olete varem Peek & Cloppenburgi kontserni mõnes ettevõttes töötanud ja kust saite teavet kõnealuse töökoha kohta.

3. Mis eesmärgil ja millisel õiguslikul alusel me isikuandmeid töötleme?

Töötleme Teie kohta käivaid isikuandmeid, et viia läbi kandideerimisprotsess ning pidada sellega seotud vajalikku kirjavahetust, nt selleks, et kutsuda Teid töövestlustele ja otsustada töösuhte loomise üle.

Õiguslikud alused eelnevate toimingute tegemiseks on GDPR’i artikli 6 lõike 1 punkt b.

Kui Teie ja meie vahel luuakse töö-, väljaõppe- või praktikasuhe (edaspidi „töösuhe“), salvestame Teilt kandideerimise käigus saadud isikuandmed, kui see on vajalik töösuhte rakendamiseks või lõpetamiseks või selleks, et teostada töötajate huvide esindamise õigusi ja kohustusi, mis tulenevad seadusest ning kollektiiv- või töölepingust. Selle õiguslik alus on GDPR’i artikli 6 lõike 1 punktid b ja c.

Profiilianalüüsi ja/või automatiseeritud otsuste tegemist ei toimu.

4. Millistest allikatest pärinevad isikuandmed juhul, kui me ei ole neid saanud Teie käest?

Kui Teil on aktiivne profiil äri- ja tööhõivekesksetes sotsiaalmeediavõrkudes (nt XING või LinkedIn) või kui Te kandideerimisprotsessi käigus avaldate meile mitteaktiivse või ainult osaliselt aktiivse profiili, jätame endale õiguse koguda kandideerimisega seotud isikuandmeid ka selliste võrkude kaudu. Mitte mingil juhul ei kasuta me selliseid andmeid isiksuseprofiilide loomiseks.

5. Millised isikuandmete vastuvõtjate kategooriad on olemas?

Teie andmed saavad töösuhte loomiseks meie ettevõttes üksnes nende ametikohtade esindajad, kes valmistavad ette ja viivad läbi kandideerimisprotsessi. Need on eelkõige personaliosakonna töötajad, samuti osakonnad, kus asub täidetav ametikoht, s.t eelkõige juhid ja potentsiaalsed ülemused ning asjaomane töötajate kolleegium (nt töönõukogu). Nimetatud eesmärgil võivad andmeid meie juhiste järgi töödelda ka meie ülesandel töötavad teenuseosutajad (nn volitatud töötlejad, GDPR’i artikkel 28). See kehtib eriti kandidaatide haldussüsteemi pakkujate kohta.

Kui isikuandmeid edastatakse kolmandate riikide (väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda) vastuvõtjatele, tehakse seda i) Euroopa Komisjoni kaitse taseme piisavuse otsuse alusel (GDPR’i artikkel 45); ii) ulatuses, milles Teie isikuandmete kaitse on asjakohaselt tagatud seaduses sätestatud nõuete järgi GDPR’i artikli 46 tähenduses (eelkõige EL’i standardsete andmekaitseklauslite kohaldamine); või iii) kooskõlas GDPR’i artiklis 49 sätestatuga. Ettenähtud asjakohaste garantiide kohta anname Teile hea meelega soovi korral lisateavet.

6. Kui kaua Teie andmeid säilitatakse?

Vajaduse korral töötleme ja salvestame Teie isikuandmeid kogu kandideerimisprotsessi jooksul. Kui pärast kandideerimisprotsessi lõppemist luuakse Teiega töösuhe, kantakse andmed personalitoimikusse ja säilitatakse seal.

Muul juhul lõpeb kandideerimisprotsess siis, kui kandidaati teavitatakse eitavast otsusest. Andmed kustutatakse hiljemalt kuus kuud pärast eitava otsuse saatmist. See ei kehti, kuniks Teie isikuandmete töötlemine ja säilitamine on konkreetsel juhul vajalik nõuete esitamiseks või õiguste teostamiseks või õiguskaitseks (kohtumenetluse kestuse ajaks).

7. Kas andmete esitamine on kohustuslik?

Andmete esitamiseks ei ole seaduslikku ega lepingulist kohustust. Sellegi poolest on isikuandmete esitamine vajalik meiega töölepingu sõlmimiseks. See tähendab seda, et kui Te meile oma isikuandmeid ei esita, lükkame Teie kandideerimistaotluse tagasi.

8. Teie õigused

Järgmiseks võtame kokku Teie õigused GDPR’i alusel.

Õigus võtta tagasi seoses andmekaitsega antud nõusolek (GDPR’i artikli 7 lõige 3)

Võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta selle andmetöötluse seaduslikkust, mis toimus kuni nõusoleku tagasivõtmiseni. Palun teavitage oma nõusoleku tagasivõtmisest e-posti aadressil

andmekaitse@peek-cloppenburg.eevõi posti teel punktis 1 esitatud aadressil.

Õigus andmetega tutvuda (GDPR’i artikkel 15)

Teil on õigus nõuda teavet selle kohta, kas me Teie isikuandmeid töötleme või mitte. Kui meie ettevõte töötleb Teie isikuandmeid, on Teil õigus saada järgmist teavet:

• töötlemise eesmärgid;
• asjaomaste isikuandmete liigid (andmeliik);
• vastuvõtjad või vastuvõtjate kategooriad, kellele Teie andmed on avaldatud või veel avaldatakse;
• kavandatav isikuandmete säilitamise ajavahemik; kui säilitamise ajavahemikku ei ole võimalik täpsustada, siis säilitamise ajavahemiku määramise kriteeriumid;
• teave õiguse kohta taotleda oma andmete parandamist ja kustutamist, sealhulgas töötlemise piiramist ja/või esitada vastuväiteid (vt ka järgmisi punkte);
• teave õiguse kohta esitada kaebus järelevalveasutusele;
• teave andmete allika kohta, kui isikuandmeid ei saadud otse Teilt.

Samuti on Teil õigus saada teavet selle kohta, kas Teie isikuandmete suhtes kohaldatakse automatiseeritud otsuseid GDPR’i artikli 22 tähenduses, ja kui see nii on, siis millistel kriteeriumidel selline automatiseeritud otsus põhineb (loogika) või milline mõju või tagajärg võib automatiseeritud otsusel Teile olla.

Kui isikuandmeid edastatakse kolmandale riigile väljaspool EL’i/EMP’d, on Teil õigus saada teavet selle kohta, kas ja kui jah, siis kuidas tagatakse kolmandas riigis asuvale vastuvõtjale andmete edastamisel asjakohased kaitsemeetmed GDPR’i artiklite 45 ja 46 tähenduses.

Teil on õigus nõuda oma isikuandmete koopiat. Andmekoopiad esitame üldjuhul elektrooniliselt, kui Te ei ole määranud teisiti. Koopia edastamine on tasuta, välja arvatud, kui Teie taotlus on selgelt põhjendamatu või ülemäärane, eelkõige oma korduva iseloomu tõttu. Sellisel juhul võime (i) küsida koopia edastamise eest mõistlikku tasu, võttes arvesse teabe esitamisega kaasnevat halduskulu või (ii) keelduda koopia edastamisest. Andmekoopia edastamine sõltub teiste isikute õigustest ja vabadustest, keda see võib mõjutada.

Õigus andmete parandamisele (GDPR’i artikkel 16)

Teil on õigus paluda meil oma andmeid parandada, kui need on valed, ebatäpsed ja/või puudulikud. See õigus hõlmab õigust andmeid täiendada lisaselgituste või õiendite esitamise kaudu. Parandus ja/või lisandus tuleb teha viivitamatult.

Õigus andmete kustutamisele (GDPR’i artikkel 17)

Teil on õigus nõuda meilt Teie isikuandmete kustutamist juhul, kui

• isikuandmeid ei vajata enam nendel eesmärkidel, mille jaoks neid koguti ja töödeldi;
• andmeid töödeldakse Teie nõusoleku alusel ja Te olete selle tagasi võtnud, välja arvatud juhul, kui andmetöötlusel on mõni muu õiguslik alus;
• Te olete esitanud andmete töötlemise kohta vastuväiteid GDPR’i artikli 21 kohaselt ja edasiseks töötlemiseks ei ole mõjuvaid õiguspäraseid põhjuseid;
• Te olete esitanud vastuväite andmete töötlemiseks otseturunduse eesmärgil GDPR’i artikli 21 lõike 2 kohaselt;
• Teie isikuandmeid on töödeldud ebaseaduslikult.
• Teil ei ole õigust nõuda isikuandmete kustutamist juhul, kui
• õigus sõnavabadusele ja teabele on vastuolus kustutamistaotlusega;
• isikuandmete töötlemine on vajalik i) juriidilise kohustuse (nt kohustuslikud säilitamisnõuded) täitmiseks, ii) EL’i õiguse ja/või liikmesriikide õiguste kohaste avalikes huvides olevate ülesannete ja avaliku võimu teostamiseks (see hõlmab ka rahvatervise huve) või iii) arhiveerimise ja/või uuringute eesmärgil;
• isikuandmeid on vaja selleks, et koostada, esitada või kaitsta õigusnõudeid.

Andmed tuleb kustutada viivitamatult. Kui oleme isikuandmed avalikustanud (nt internetis), peame niipalju, kui see on tehniliselt võimalik ja mõistlik, tagama, et kustutamistaotlusest, sealhulgas linkide ja koopiate kustutamisest, teavitatakse ka kolmandaid isikuid, kes neid andmeid töötlevad.

Õigus isikuandmete töötlemise piiramisele (GDPR’i artikkel 18)

Teil on õigus piirata oma isikuandmete töötlemist järgmistel juhtudel.

• Kui olete vaidlustanud oma isikuandmete õigsuse, võite meilt nõuda, et Teie andmeid nende õigsuse kontrollimise ajal muudel eesmärkidel ei kasutataks ja et nende töötlemist selles suhtes piirataks.
• Ebaseadusliku andmetöötluse korral saate andmete kustutamise asemel kooskõlas artikli 17 lõikega 1 taotleda andmete kasutamise piiramist GDPR’i artikli 18 alusel;
• Kui vajate oma isikuandmeid nõuete esitamiseks, õiguste teostamiseks või nende kaitsmiseks, kuid kui Teie isikuandmeid muul viisil enam ei vajata, võite meilt nõuda, et Teie andmete töötlemine piirneks ülalnimetatud kohtulikule vastutusele võtmise eesmärgiga;
• Kui olete andmetöötluse suhtes esitanud vastuväite vastavalt GDPR’i artikli 21 lõikele 1 ja veel ei ole tehtud kindlaks, kas meie huvid andmeid töödelda kaaluvad üles Teie huvid, võite nõuda, et Teie andmeid ei kasutataks eelneva kontrollimise ajal muudel eesmärkidel, ja sellega seoses nende kasutamist piirata.

Isikuandmeid, mille töötlemist on Teie nõudel piiratud, võib töödelda – säilitamise reservatsiooniga – üksnes i) Teie nõusolekul; ii) nõuete esitamiseks, õiguste teostamiseks või nende kaitsmiseks; iii) teiste füüsiliste või juriidiliste isikute õiguste kaitsmiseks või iv) olulise avaliku huvi korral. Kui töötlemispiirang tühistatakse, teatatakse Teid sellest eelnevalt.

Teatamiskohustus (GDPR’i artikkel 19)

Oleme kohustatud teavitama kõiki vastuvõtjaid, kellele Teie andmeid on avaldatud, Teie andmete parandamisest, kustutamisest või töötlemise piiramisest. See ei kehti üksnes siis, kui teave on meie jaoks võimatu või on seotud ebaproportsionaalse pingutusega. Teie nõudmise alusel anname Teile eelnevalt teavet nende vastuvõtjate kohta.

Õigus andmeid üle kanda (GDPR’i artikkel 20)

Teil on – järgmiste eeskirjade reservatsiooniga – õigus nõuda Teid puudutavate andmete üleandmist üldkasutatavas elektroonilises masinloetavas andmevormingus. Õigus andmeid üle kanda hõlmab õigust edastada andmed teisele vastutavale töötlejale. Seetõttu edastame nõudmise korral andmed – niipalju kui see on tehniliselt võimalik – otse sellele vastutavale töötlejale, kelle olete nimetanud või edaspidi nimetate. Õigus andmeid üle kanda kehtib ainult Teie esitatud andmete kohta ning eeldab, et töötlemine toimub nõusoleku alusel või lepingu täitmiseks ja põhineb automatiseeritud töötlusel. Andmete ülekandmise õigus GDPR’i artikli 20 kohaselt ei piira andmete kustutamise õigust GDPR’i artikli 17 järgi. Andmete ülekandmine sõltub teiste isikute õigustest ja vabadustest, kelle õigusi see võib mõjutada.

Õigus esitada vastuväiteid (GDPR’i artikkel 21)

Juhul kui isikuandmeid töödeldakse avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks (GDPR’i artikli 6 lõike 1 punkt e) või õigustatud huvide kaitsmiseks (GDPR’i artikli 6 lõike 1 punkt f), võite mis tahes ajal vaidlustada Teid puudutavate isikuandmete töötlemise ka tulevikku arvesse võttes. Vaidlustamise korral peame Teie andmete edaspidisest töötlemisest eespool nimetatud eesmärkidel loobuma, välja arvatud juhul, kui

• töötlemisel on mõjuvad õiguspärased põhjused, mis kaaluvad üles Teie huvid, õigused ja vabadused, või
• töötlemine on vajalik, et koostada, esitada või kaitsta õigusnõudeid.

Kui Teie andmeid kasutatakse otseturunduse eesmärgil, saate selle igal ajal vaidlustada ka tulevikku arvesse võttes. Vaidlustamise korral peame loobuma Teie andmete edaspidisest töötlemisest otseturunduse eesmärgil.

Õigus mitte olla allutatud automatiseeritud töötlusele (GDPR’i artikkel 22)

Teil on õigus mitte olla allutatud otsusele, mis põhineb üksnes automatiseeritud töötlusel – sealhulgas profiilianalüüsil –, kui see toob kaasa Teid puudutavad õiguslikud tagajärjed või muu märkimisväärse mõju.

Automatiseeritud otsus on erandkorras lubatud, kui olete i) enne andnud oma sõnaselge nõusoleku või ii) on otsus vajalik Teie ja meie vahelise lepingu sõlmimiseks või täitmiseks või iii) lubavad seda kohaldatavad õigusnormid, sisaldades asjakohaseid meetmeid Teie õiguste ja vabaduste ning õigustatud huvide kaitsmiseks.

Juhtudel i ja ii võtame asjakohaseid meetmeid, et kaitsta Teie õigusi ja vabadusi ning õigustatud huve. See tähendab, et saate selgitada oma seisukohta, vaidlustada automaatse otsuse ja taotleda isiklikku ülevaatamist ühe meie töötaja poolt.

Andmesubjekti õiguste kasutamine

Kui soovite kasutada andmesubjekti õigusi, võtke palun ühendust punktis 1 toodud aadressil.

Õigus esitada järelevalveasutusele kaebus (GDPR’i artikkel 77)

Kaebuste korral võite alati pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole (Tatari 39, Tallinn 10134; tel: +372 627 4135; e-post: info@aki.ee)

Seisuga aprill 2021