Informacija apie asmens duomenų tvarkymą kandidatų atrankos procese

Džiaugiamės, kad jus domina darbas mūsų įmonėje. Mes skiriame didelį dėmesį jūsų asmens duomenų apsaugai, todėl duomenis, kuriuos pateikiate kandidatų atrankos proceso metu, visada tvarkome pagal teisės aktų nuostatas. Norime papasakoti, kaip tvarkome jūsų asmens duomenis kandidatų atrankos proceso metu, ir suteikti daugiau su tuo susijusios informacijos.

1. Kas atsakingas?

UAB „Peek&Cloppenburg“

Ozo g. 18-1001
08243 Vilnius
El. paštas: HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.com

Galite susisiekti su mūsų duomenų apsaugos pareigūnu adresu:

 privatumo-apsauga@peek-cloppenburg.lt

2. Kokias asmens duomenų kategorijas tvarkome?

Mes tvarkome asmens duomenis, susijusius su jūsų atranka.

Kad galėtume sukurti jums kandidato paskyrą, registruojantis kandidatų portale, mes išsaugojame jūsų el. pašto adresą ir vartotojo vardą. Kai pateikiate išsamią informaciją, mes prašome ją patvirtinti, ir tik tada sukuriame kandidato paskyrą.

Kandidato paskyroje galite pateikti papildomos informacijos apie save. Mes renkame šiuos duomenis:

• privalomi pagrindiniai duomenys (vardas, pavardė, adresas ir el. pašto adresas),
• savanoriški pagrindiniai duomenys (gimimo data ir vieta, tautybė ir kiti kontaktiniai duomenys),
• informacija apie jūsų profesinę kvalifikaciją ir (mokyklinį) išsilavinimą,
• Informacija apie ankstesnę profesinę karjerą arba kvalifikacijos kėlimą (ypač duomenys apie ankstesnius / dabartinius darbo santykius),
• Informacija iš jūsų įkeltų dokumentų (motyvacinio laiško, gyvenimo aprašymo (CV), pažymėjimų, sertifikatų, darbo pavyzdžių, nuotraukų),
• kita informacija, kurią jūs savanoriškai pateikiate mums kandidatuodami, ypač informacija iš jūsų įkeltų failų,
• duomenys apie tai, ar atitinkate teisės aktų reikalavimus įsidarbinti potencialioje darbo vietoje, ar jau dirbote „Peek & Cloppenburg“ grupės įmonėje ir kaip sužinojote apie šias pareigas.

3. Kokiais tikslais ir kokiu teisiniu pagrindu mes tvarkome asmens duomenis?

Mes tvarkome jūsų asmens duomenis, kad būtų vykdoma kandidatų atranka ir kad būtų galima vykdyti su tuo susijusį susirašinėjimą, pvz., norint pakviesti jus į darbo pokalbius, o vėliau priimti sprendimą dėl darbo santykių sudarymo.

Teisinis to pagrindas yra Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (toliau – BDAR) 6 straipsnio 1 dalies b punktas.

Tarp jūsų ir mūsų atsiradus darbo, mokymo ar praktikos santykiams (toliau – Darbo santykiai), mes išsaugosime asmens duomenis, gautus iš jūsų atrankos metu, jeigu to reikės Darbo santykių įgyvendinimui arba nutraukimui, taip pat teisių ir pareigų atstovauti darbuotojų interesams, kylančių iš teisės aktų, įmonės darbuotojų arba kolektyvinės sutarties, įgyvendinimui ir įvykdymui. Teisinis to pagrindas yra BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas.

Profiliavimas ir (arba) automatizuotas sprendimų priėmimas nėra taikomi.

4. Iš kokių šaltinių gaunami asmens duomenys, jei mes jų nerenkame iš jūsų?

Jei turite aktyvių profilių profesiniuose socialiniuose tinkluose (pvz., „XING“ arba „LinkedIn“) arba jei kandidatų atrankos metu atskleidžiate mums neaktyvų arba tik iš dalies aktyvų profilį, mes pasiliekame teisę rinkti asmens duomenis per tokius tinklus. Mes jokiu būdu nenaudojame tokių duomenų asmens profilių kūrimui.

5. Kokios yra duomenų gavėjų kategorijos?

Siekiant sudaryti darbo santykius, jūsų duomenis gaus tik tie mūsų darbuotojai, kuriems patikėta parengti ir įgyvendinti kandidatų atrankos procesą. Tai yra visų pirma personalo padalinio darbuotojai, taip pat padalinių, kuriuose turi būti užimtos pareigos, darbuotojai, t. y. visų pirma vadovai ir potencialūs vadovai bei atsakingas darbuotojų komitetas (pvz., darbuotojų atstovų taryba), jei toks yra. Mūsų pasamdyti ir mūsų vardu dirbantys paslaugų teikėjai (vadinamieji duomenų tvarkytojai, BDAR 28 straipsnis) pagal mūsų nurodymus taip pat gali tvarkyti duomenis šiais tikslais. Tai ypač pasakytina apie prieglobos paslaugų tiekėjus ir kandidatų atrankos valdymo sistemų tiekėjus.

Jeigu asmens duomenys perduodami gavėjams trečiosiose šalyse (už Europos ekonominės erdvės ribų), tai daroma (i) remiantis Europos Komisijos sprendimu dėl tinkamumo (BDAR 45 straipsnis), (ii) taikant tinkamas apsaugos priemonės, kaip numatyta BDAR 46 straipsnyje, jūsų asmens duomenų apsaugai pagal teisės aktų reikalavimus (ypač Europos Sąjungos standartinių duomenų apsaugos sąlygų taikymas) arba (iii) pagal BDAR 49 straipsnio nuostatas. Jums paprašius, mes mielai suteiksime jums papildomos informacijos apie tinkamas garantijas.

6. Kiek laiko bus saugomi jūsų duomenys?

Jei reikia, mes tvarkome ir saugome jūsų asmens duomenis visos kandidatų atrankos proceso metu. Jeigu, pasibaigus kandidatų atrankos procesui, su jumis bus sudaryti Darbo santykiai, duomenys bus perkelti į asmens bylą ir toliau ten saugomi.

Kitu atveju kandidatų atrankos procesas baigiasi, kandidatui gavus neigiamą atsakymą. Duomenys bus ištrinti ne vėliau kaip per 6 mėnesius nuo neigiamo atsakymo išsiuntimo. Tai negalioja, jeigu jūsų asmens duomenų tvarkymas ir saugojimas konkrečiu atveju yra būtini norint pareikšti pretenziją, pasinaudoti savo teisėmis ar siekti teisinės gynybos (teisinio ginčo trukmės laikas).

7. Ar yra prievolė pateikti duomenis?

Nėra jokios teisinės ar sutartinės prievolės pateikti duomenis. Tačiau, norint sudaryti darbo sutartį su mumis, asmens duomenis pateikti būtina. Taigi, jeigu kandidatuojant nepateiksite mums jokių asmens duomenų, mes jūsų kandidatūrą atmesime.

8. Jūsų teisės

Toliau mes apibendrinsime jūsų teises pagal BDAR.

Teisė atšaukti sutikimą dėl duomenų apsaugos - BDAR 7 straipsnio 3 dalis

Jūs turite teisę bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą. Sutikimo atšaukimas neturi įtakos sutikimu pagrįsto duomenų tvarkymo, atlikto iki sutikimo atšaukimo, teisėtumui. Prašome savo atšaukimą siųsti:

privatumo-apsauga@peek-cloppenburg.lt arba paštu 1 punkte nurodytu adresu.

Teisė susipažinti su duomenimis (BDAR 15 straipsnis)

Jūs turite teisę prašyti informacijos apie tai, ar mes tvarkome jūsų asmens duomenis. Jeigu mūsų įmonė tvarko jūsų asmens duomenis, turite teisę gauti šią informaciją:

•           duomenų tvarkymo tikslai,

•           tvarkomų asmens duomenų kategorijos (duomenų rūšis),

•           duomenų gavėjai arba duomenų gavėjų kategorijos, kuriems buvo arba bus atskleisti asmens duomenys,

•           numatomas asmens duomenų saugojimo laikotarpis; jei nurodyti planuojamo duomenų saugojimo laikotarpio neįmanoma, nurodomi kriterijai, taikomi tokio laikotarpio nustatymui,

•           teisė prašyti ištaisyti arba ištrinti asmens duomenis ar apriboti su jumis susijusių asmens duomenų tvarkymą arba nesutikti su tokiu tvarkymu (žiūrėti ir sekančius punktus),

•           teisė pateikti skundą priežiūros institucijai ir

•           kai asmens duomenys renkami ne iš jūsų, visa turima informacija apie jų šaltinius.

Jūs taip pat turite teisę gauti informaciją apie tai, ar jūsų asmens duomenys yra automatizuotų sprendimų objektas pagal BDAR 22 straipsnį ir, jei taip, kokiais sprendimo kriterijais grindžiamas toks automatizuotas sprendimas (loginis pagrindimas) arba kokios rūšies ir apimties pasekmes automatizuotas sprendimas gali jums sukelti.

Jeigu asmens duomenys perduodami trečiajai šaliai, esančiai už Europos Sąjungos / Europos ekonominės erdvės ribų, jūs turite teisę sužinoti, ar duomenų gavėjas trečiojoje šalyje užtikrina tinkamą apsaugos lygį pagal BDAR 45 ir 46 straipsnius ir, jei taip, kokias tinkamas su duomenų perdavimu susijusias apsaugos priemones jis taiko.

Jūs turite teisę prašyti savo asmens duomenų kopijos. Paprastai duomenų kopijas mes teikiame elektronine forma, nebent nurodėte kitaip. Duomenų kopijos teikiamos nemokamai, nebent jūsų prašymai yra akivaizdžiai nepagrįsti arba neproporcingi. Tokiu atveju mes galime imti pagrįstą mokestį, atsižvelgdami į administracines išlaidas, arba galime atsisakyti imtis veiksmų pagal jūsų prašymą. Šios nuostatos laikymasis priklauso nuo kitų asmenų, kuriuos gali paveikti duomenų kopijos perdavimas, teisių ir laisvių.

Teisė reikalauti ištaisyti duomenis (BDAR 16 straipsnis)

Jūs turite teisę paprašyti mūsų ištaisyti jūsų duomenis, jei jie neteisingi, netikslūs ir (arba) neišsamūs; teisė į ištaisymą apima teisę pateikti informaciją papildomais pareiškimais ar pranešimais. Taisymas ir (arba) papildymas turi būti atliktas nedelsiant.

Teisė reikalauti ištrinti duomenis (BDAR 17 straipsnis)

Jūs turite teisę reikalauti, kad mes ištrintume su jumis susijusius asmens duomenis, jeigu:

•           asmens duomenys nebėra reikalingi, kad būtų pasiekti tikslai, kuriais jie buvo renkami arba kitaip tvarkomi,

•           duomenų tvarkymas grindžiamas jūsų sutikimu ir jūs atšaukėte sutikimą, nebent duomenų tvarkymui yra kitas teisinis pagrindas,

•           jūs nesutinkate su duomenų tvarkymu pagalBDAR 21 straipsnį ir nėra viršesnių teisėtų priežasčių tvarkyti duomenis,

•           jūs nesutinkate su duomenų tvarkymu tiesioginės rinkodaros tikslais pagal BDAR 21 straipsnio 2 dalį ir

•           jūsų asmens duomenys buvo tvarkomi neteisėtai.

•           jūs neturite teisės prašyti ištrinti asmens duomenų šiais atvejais:

•           jei siekiama pasinaudoti teise į saviraiškos ir informacijos laisvę,

•           jei asmens duomenys tvarkomi, (i) siekiant įvykdyti teisinius įsipareigojimus (pvz., laikytis teisės aktuose numatytų saugojimo terminų), (ii) siekiant atlikti užduotis, vykdomas viešojo intereso labui (įskaitant visuomenės sveikatos interesus) pagal Sąjungos ar valstybės narės teisę arba (iii) jei to reikia archyvavimo ir (arba) tyrimų tikslams ir

•           jei asmens duomenų reikia, siekiant pareikšti, vykdyti arba apginti teisinius reikalavimus.

Ištrinti duomenis privaloma nedelsiant. Jeigu asmens duomenis paviešinome (pvz., internete), privalome užtikrinti, kiek tai techniškai įmanoma ir pagrįsta, kad trečiųjų šalių duomenų tvarkytojai taip pat būtų informuoti apie prašymą ištrinti duomenis, įskaitant nuorodų, kopijų ir (arba) pasikartojančių duomenų ištrynimą.

Teisė apriboti duomenų tvarkymą (BDAR 18 straipsnis)

Jūs turi teisę reikalauti, kad jūsų duomenų tvarkymas būtų apribotas šiais atvejais:

•           jeigu jūs užginčijote duomenų tikslumą, galite iš mūsų reikalauti duomenų tikrinimo metu kitiems tikslams nenaudoti Jūsų duomenų ir atitinkamai apriboti duomenų naudojimą.

•           Neteisėto duomenų tvarkymo atveju galite prašyti apriboti duomenų naudojimą pagal BDAR 18 straipsnį, o ne ištrinti duomenis pagal BDAR 17 straipsnio 1 dalies d punktą;

•           jeigu jūsų asmens duomenų nebereikia duomenų tvarkymo tikslais, tačiau jų reikia jums, siekiant pareikšti, vykdyti arba apginti teisinius reikalavimus, galite iš mūsų pareikalauti apriboti tvarkymą pirmiau nurodytiems teisiniams tikslams;

•           Jei pateikėte prieštaravimą dėl duomenų tvarkymo pagal BDAR 21 straipsnio 1 dalį ir dar nenustatyta, ar mūsų interesai tvarkant duomenis viršija jūsų interesus, galite prašyti, kad vertinimo metu jūsų duomenys nebūtų naudojami kitiems tikslams ir šiuo atžvilgiu būti ribojami.

Kai duomenų tvarkymas yra apribotas jūsų reikalavimu, tokius asmens duomenis galima tvarkyti, išskyrus saugojimą, tik (i) gavus jūsų sutikimą, (ii) siekiant pareikšti, vykdyti arba apginti teisinius reikalavimus, (iii) siekiant apsaugoti kito fizinio ar juridinio asmens teises, arba (iv) dėl svarbaus Sąjungos arba valstybės narės viešojo intereso priežasčių.Jums bus iš anksto pranešta, jei bus panaikintas duomenų tvarkymo apribojimas.

Prievolė pranešti - BDAR 19 straipsnis

Mes privalome kiekvienam duomenų gavėjui, kuriam buvo atskleisti asmens duomenys, pranešti apie bet kokį asmens duomenų ištaisymą, ištrynimą arba tvarkymo apribojimą, nebent to padaryti nebūtų įmanoma arba tai pareikalautų neproporcingų pastangų. Jums paprašius, mes iš anksto informuosime jus apie tuos duomenų gavėjus.

Teisė į duomenų perkeliamumą (BDAR 20 straipsnis)

Jūs turite teisę, laikydamiesi toliau nurodytų taisyklių, prašyti perduoti su jumis susijusius duomenis įprastai naudojamu ir kompiuterio skaitomu formatu. Teisė į duomenų perdavimą apima teisę perduoti duomenis kitam atsakingam asmeniui; jūsų prašymu, kiek tai techniškai įmanoma, duomenis perduosime tiesiogiai jūsų dabar arba ateityje nurodytam asmeniui. Teisė į duomenų perdavimą galioja tik jūsų pateiktiems duomenims, ir galioja su sąlyga, kad tvarkymas vyksta sutikimo pagrindu arba vykdant sutartį ir atliekamas naudojant automatizuotas priemones. Teisė į duomenų perdavimą pagal BDAR 20 straipsnį neturi įtakos teisei prašyti ištrinti duomenis pagal BDAR 17 straipsnį. Duomenų perdavimas priklauso nuo kitų asmenų, kurių teisės gali būti pažeistos perduodant duomenis, teisių ir laisvių.

Teisė nesutikti (BDAR 21 straipsnis)

Kai jūsų asmens duomenys tvarkomi, siekiant atlikti užduotis, vykdomas viešojo intereso labui (BDAR 6 straipsnio 1 dalies e punktas) arba siekiant apginti teisėtus interesus (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas), turite teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi. Mes nebetvarkysime jūsų asmens duomenų aukščiau nurodytais tikslais, išskyrus šiuos atvejus:

• yra įtikinamų teisėtų priežasčių, kurios yra viršesnės už jūsų interesus, teises ir laisves, arba
• siekiant pareikšti, vykdyti ar apginti teisinius reikalavimus,

Galite bet kada nesutikti, kad jūsų duomenys būtų naudojami tiesioginės rinkodaros tikslais. Jei pateiksite prieštaravimą, mes nebetvarkysime jūsų duomenų tiesioginės rinkodaros tikslais.

Teisė nesutikti su automatizuotu atskirų sprendimų priėmimu (BDAR 22 straipsnis)

Jūs turite teisę, kad jums nebūtų taikomas tik automatizuotu duomenų tvarkymu, įskaitant profiliavimą, grindžiamas sprendimas, dėl kurio jums kyla teisinės pasekmės arba kuris jums panašiu būdu daro didelį poveikį.

Automatizuotas sprendimas yra leidžiamas išimtinais atvejais, jei jūs (i) iš anksto davėte aiškų sutikimą arba (ii) sprendimas reikalingas sudarant ar vykdant sutartį tarp jūsų ir mūsų arba (iii) taikytinos teisinės nuostatos leidžia tai padaryti ir šiose teisinėse nuostatose yra numatytos tinkamos priemonės jūsų teisėms ir laisvėms bei teisėtiems interesams apsaugoti.

(I) ir (ii) atvejais mes imamės tinkamų priemonių apsaugoti jūsų teises ir laisves bei teisėtus interesus. Jūs galite paaiškinti savo požiūrį, užginčyti automatizuotą sprendimą ir paprašyti, kad vienas iš mūsų darbuotojų peržiūrėtų jį asmeniškai.

Duomenų subjekto teisių įgyvendinimas

Norėdami pasinaudoti savo, kaip duomenų subjekto, teisėmis, susisiekite 1 punkte nurodytu adresu.

Skundas priežiūros institucijai (BDAR 77 straipsnis)

Turėdami skundų, galite bet kada kreiptis į Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją, L. Sapiegos g. 17, 10312 Vilnius, tel. (8 5) 271 2804, 279 1445, el. paštas ada@ada.lt.

Informacijos data: 2021 m. balandis