Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach procesu rekrutacji

Miło nam, że są Państwo zainteresowani pracą w naszej firmie. Ochrona Państwa danych osobowych jest naszym priorytetem. Dlatego dane udostępnione nam przez Państwa w ramach procesu rekrutacji przetwarzamy zawsze zgodnie z przepisami prawa. Poniżej chcielibyśmy poinformować Państwa o tym, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe w ramach procesu rekrutacji i przekazać Państwu dalsze informacje istotne w tym kontekście.

1. Kto jest administratorem danych?

Peek & Cloppenburg sp. z o.o.
Eureka Park I
ul. Marynarska 19A
02-674 Warszawa
e-mail: HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.com

Nasz inspektor ochrony danych dostępny jest pod adresem:

ochrona-danych@peek-cloppenburg.pl

2. Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?

Przetwarzamy dane osobowe związane z Państwa rekrutacją.

Podczas Państwa rejestracji na portalu rekrutacyjnym zapisujemy Państwa adres e-mail i nazwę użytkownika w celu założenia konta kandydata. Po podaniu przez Państwa swoich danych prosimy, przed założeniem dla Państwa konta kandydata, o potwierdzenie tych danych. 

W ramach konta kandydata możecie Państwo uzupełnić swój profil kandydata o dalsze dane. Utrwalamy przy tym następujące dane:

• obowiązkowe dane podstawowe (nazwisko, dane kontaktowe wskazane przez Państwo),
• dobrowolne dane podstawowe (data i miejsce urodzenia, narodowość oraz dodatkowe dane kontaktowe)
• dane dotyczące kwalifikacji zawodowych i wykształcenia (ukończone szkoły),
• dane dotyczące kariery zawodowej lub doskonalenia zawodowego (w szczególności informacje dotyczące poprzednich/aktualnych stosunków zatrudnienia)
• dane pochodzące z przesłanych przez Państwo dokumentów (list przewodni, życiorys, świadectwa, certyfikaty, próbki prac, zdjęcie do rekrutacji)
• inne dane przekazane przez Państwa dobrowolnie w związku z ubieganiem się o pracę, w szczególności w formie załączonych plików.
• informacje w ramach odpowiedzi, czy spełniają Państwo ustawowe przesłanki zatrudnienia w potencjalnej lokalizacji, czy byli Państwo już wcześniej zatrudnieni w jednym z przedsiębiorstw Peek & Cloppenburg i w jaki sposób dowiedzieli się Państwo o rekrutacji na dane stanowisko.

3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe?

Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia procesu rekrutacji i związanej z tym niezbędnej korespondencji, np. w celu przesłania zaproszenia na rozmowę rekrutacyjną, a także podjęcia decyzji o zatrudnieniu.

Podstawę prawną stanowią art. 6 ust. 1 lit. b) oraz art. 88 ust. 1 RODO.

W przypadku nawiązania stosunku pracy, stosunku zatrudnienia w ramach nauki zawodu lub w ramach praktyki (dalej „stosunek zatrudnienia”) pomiędzy Państwem a Peek & Cloppenburg przechowujemy dane osobowe otrzymane od Państwa w ramach procesu rekrutacji, jeżeli jest to niezbędne do wykonania lub rozwiązania stosunku pracy lub do wykonania lub wypełnienia praw i obowiązków organu reprezentującego pracowników, wynikających z przepisów prawa, układu zbiorowego pracy lub porozumienia zakładowego. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO lub w przypadku wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

Profilowanie i / lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji nie ma miejsca.

4. Z jakich źródeł pochodzą dane osobowe, które nie zostały przekazane przez Państwa?

Jeżeli posiadają Państwo aktywne profile w profesjonalnych sieciach społecznościowych (np. XING lub LinkedIn) lub ujawnili nam Państwo w ramach procesu rekrutacji nieaktywny lub tylko częściowo aktywny profil, zastrzegamy sobie prawo do zbierania danych osobowych do celów procesu rekrutacji także za pośrednictwem takich sieci społecznościowych. Danych takich w żadnym wypadku nie wykorzystujemy do tworzenia profili osobowych.

5. Jakie istnieją kategorie odbiorców danych?

W celu nawiązania stosunku zatrudnienia Państwa dane zostaną przekazane tylko tym jednostkom w naszym przedsiębiorstwie, którym powierzono przygotowanie i prowadzenie procesu rekrutacji. Są to w szczególności pracownicy działu kadr oraz działu merytorycznego, w którym znajduje się nieobsadzone stanowisko, to znaczy przede wszystkim kierownictwo i potencjalni przełożeni oraz właściwe gremium pracowników (np. rada pracowników). Także zaangażowani przez nas i działający na nasze zlecenie dostawcy usług (tzw. podmioty przetwarzające, art. 28 RODO) mogą na nasze polecenie przetwarzać dane w powyższych celach. Dotyczy to w szczególności dostawców usług hostingowych lub systemów zarządzania procesami rekrutacji.

Przekazywanie danych do odbiorców w krajach trzecich (spoza EOG) odbywa się (i) na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony(art. 45 RODO), (ii) o ile przewidziano odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony Państwa danych osobowych w rozumieniu art. 46 RODO (w szczególności zastosowanie standardowych klauzul ochrony danych Unii Europejskiej) lub (iii) zgodnie z postanowieniami art. 49 RODO. Na życzenie udostępnimy szczegółowe informacje dotyczące przewidzianych odpowiednich zabezpieczeń.

6. Jak długo przechowywane są Państwa dane osobowe?

O ile jest to niezbędne, Państwa dane osobowe są przez nas przetwarzane i przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacji. Jeżeli po zakończeniu procesu rekrutacji nawiązany zostanie z Państwem stosunek zatrudnienia, dane te zostaną przekazane do akt osobowych i będą tam nadal przechowywane.

W pozostałych przypadkach proces rekrutacji zostaje zakończony w momencie otrzymania przez kandydata odmowy. Dane zostaną usunięte najpóźniej po upływie 6 miesięcy od wysłania odmowy. Nie dotyczy to konkretnych przypadków, w których przetwarzanie i przechowywanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do dochodzenia i wykonywania praw lub do obrony przed roszczeniami (okres trwania sporu prawnego).

7. Czy istnieje obowiązek udostępnienia danych?

Podanie danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym lub umowny. Podanie danych osobowych jest jednak niezbędne do zawarcia z nami umowy lub nawiązania stosunku zatrudnienia. Państwa kandydatura zostanie zatem odrzucona, jeżeli w ramach rekrutacji nie udostępnią nam Państwo swoich danych osobowych.

8. Przysługujące Państwu prawa

Poniżej podsumujemy zakres praw przysługujących Państwu na podstawie RODO.

Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych – art. 7 ust. 3 RODO

Wyrażoną zgodę mogą Państwo w każdym momencie wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, które zostało dokonane na podstawie wyrażonej zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody proszę zgłosić na adres:

ochrona-danych@peek-cloppenburg.pllub pocztą na adres podany w punkcie 1.

Prawo do otrzymania informacji (art. 15 RODO)

Mają Państwo prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dotyczące Państwa dane osobowe są u nas przetwarzane. Jeżeli Państwa dane osobowe są w naszym przedsiębiorstwie przetwarzane, mają Państwo prawo do uzyskania następujących informacji

•           cele przetwarzania,

•           kategorie danych osobowych (rodzaj danych), które są przetwarzane,

•           informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym Państwa dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione,

•           planowany okres przechowywania danych osobowych; a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,

•           informacje o przysługującym Państwu prawie do żądania sprostowania i usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, łącznie z prawem do ograniczenia przetwarzania danych osobowych i/lub do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (patrz także punkty poniżej),

•           informacje o istniejącym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, oraz

•           informacje o źródle pochodzenia danych, jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane bezpośrednio od Państwa.

Ponadto mają Państwo prawo do informacji, czy dotyczące Państwa dane osobowe są przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, a jeśli tak, wówczas mają Państwo prawo do informacji o kryteriach leżących u podstaw takiej zautomatyzowanej decyzji (zasadach podejmowania decyzji) bądź o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach, jakie zautomatyzowane podejmowanie decyzji może mieć dla Państwa.

Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego niebędącego członkiem UE/EOG, mają Państwo prawo do informacji, czy u odbiorcy danych w kraju trzecim został zapewniony odpowiedni poziom ochrony w rozumieniu art. 45 i 46 RODO, a jeżeli tak - jakie są stosowane zabezpieczenia.

Mają Państwo prawo do otrzymania kopii dotyczących Państwa danych osobowych. Kopie danych udostępniamy w wersji elektronicznej, jeżeli nie wskazali Państwo innej formy. Pierwszą kopię udostępniamy bezpłatnie, za przekazanie kolejnych kopii możemy pobierać stosowną opłatę. Udostępnianie odbywa się z zastrzeżeniem praw i wolności innych osób, które mogłyby zostać naruszone w wyniku przekazania kopii danych.

Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

Mają Państwo prawo do żądania od nas sprostowania dotyczących Państwa danych osobowych, gdyby były one nieprawidłowe, niewłaściwe i/lub niekompletne; prawo do sprostowania obejmuje prawo do żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych poprzez złożenie dodatkowych oświadczeń lub powiadomień. Sprostowanie lub uzupełnienie muszą być dokonane niezwłocznie.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Mają Państwo prawo żądania od nas niezwłocznego usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:

•           dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i były przetwarzane,

•           przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody i zgoda ta została przez Państwa wycofana, o ile nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania,

•           wnieśli Państwo, zgodnie z art. 21 RODO, sprzeciw wobec przetwarzania danych i nie występują nadrzędne podstawy prawne uzasadniające dalsze przetwarzanie,

•           wnieśli Państwo, zgodnie z art. 21 ust. 2 RODO, sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, oraz

•           dotyczące Państwa dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do usunięcia danych osobowych nie przysługuje, jeżeli

•           naruszyłoby to prawo do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji,

•           przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne (i) do wywiązania się z prawnego obowiązku (np. wynikającego z ustawy obowiązku przechowywania), (ii) do wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym na podstawie przepisów UE lub prawa krajów członkowskich (obejmuje to także interes w dziedzinie zdrowia publicznego) lub (iii) do celów archiwalnych i badań naukowych, oraz

•           dane osobowe są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Usunięcie danych musi nastąpić niezwłocznie. Jeżeli dane osobowe zostały przez nas upublicznione (np. w Internecie), jesteśmy zobowiązani do podjęcia, uwzględniając dostępną technologię i koszt realizacji, stosownych działań, aby także przetwarzający te dane osobowe administratorzy podmiotów trzecich zostali poinformowani o żądaniu ich usunięcia, łącznie z usunięciem wszelkich łączy, kopii i replikacji tych danych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)

Mają Państwo prawo żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w następujących przypadkach:

•           Jeżeli kwestionują Państwo prawidłowość Państwa danych osobowych, możecie żądać od nas, aby dane te nie były przez okres pozwalający na sprawdzenie ich poprawności wykorzystywane do innych celów i by w tym zakresie zostało ograniczone ich przetwarzanie.

•           W przypadku, gdy dane przetwarzane są niezgodnie z prawem, mogą Państwo zamiast usunięcia danych zgodnie z art. 17 ust. 1 lit. d) RODO żądać ograniczenia wykorzystania danych zgodnie z art. 18 RODO;

•           W przypadku, gdy będą Państwo potrzebować swoich danych osobowych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, przy czym dane te nie są już potrzebne do innych celów, mogą Państwo od nas żądać, aby ich przetwarzanie zostało ograniczone do wskazanych powyżej celów związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń;

•           Jeżeli po wniesieniu przez Państwa na mocy art. 21 ust. 1 RODO sprzeciwu wobec przetwarzania danych nie zostanie jeszcze stwierdzone, czy nasz prawnie uzasadniony interes przetwarzania jest nadrzędny wobec Państwa interesów, mogą Państwo żądać, aby dotyczące Państwa dane osobowe nie były w okresie ich weryfikacji wykorzystywane do innych celów i by w tym zakresie zostało ograniczone ich przetwarzanie.

Dane osobowe, których przetwarzanie zostanie na Państwa żądanie ograniczone, mogą być przetwarzane, z zastrzeżeniem przechowywania, tylko (i) za Państwa zgodą, (ii) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, (iii) w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub (iv) z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania zostaną Państwo o tym poinformowani.

Obowiązek powiadomienia – art. 19 RODO

Jesteśmy zobowiązani do poinformowania wszystkich odbiorców, którym Państwa dane osobowe zostały ujawnione, o sprostowaniu lub usunięciu tych danych osobowych lub o ograniczeniu ich przetwarzania. Wymóg ten nie obowiązuje tylko wtedy, gdy poinformowanie okaże się niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Na żądanie poinformujemy Państwa o tych odbiorcach.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Mają Państwo prawo, z zastrzeżeniem poniższych postanowień, do żądania wydania dotyczących Państwa danych osobowych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Prawo do przenoszenia danych obejmuje prawo do ich przesłania do innego administratora; na żądanie przekażemy zatem dane, o ile będzie to możliwe pod względem technicznym, bezpośrednio do administratora, którego wskazali Państwo lub wskażą w późniejszym terminie. Prawo do przenoszenia danych dotyczy wyłącznie danych, które zostały udostępnione przez Państwa, przy założeniu, że przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody lub w celu wykonania umowy oraz odbywa się w sposób zautomatyzowany. Prawo do przenoszenia danych na podstawie art. 20 RODO nie narusza prawa do usunięcia danych na podstawie art. 17 RODO. Dane przenoszone są z zastrzeżeniem praw i wolności innych osób, które nie mogą być naruszone w wyniku przenoszenia danych.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

W przypadku przetwarzania danych osobowych w celu realizacji zadań leżących w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e) RODO) lub w celu realizacji uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych, ze skutkiem na przyszłość. W przypadku wniesienia sprzeciwu będziemy musieli zaprzestać dalszego przetwarzania dotyczących Państwa danych w wymienionych powyżej celach, chyba że

•           istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub

•           przetwarzanie jest niezbędne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, ze skutkiem na przyszłość. W przypadku wniesienia sprzeciwu będziemy musieli zaprzestać przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego.

Prawo do niepodlegania decyzji opartej na przetwarzaniu zautomatyzowanym (art. 22 RODO)

Mają Państwo prawo do tego, aby nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeżeli wywołuje ona wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób na Państwa wpływa.

Decyzja podejmowana na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania jest wyjątkowo dopuszczalna, jeżeli (i) wyrazili Państwo na to wcześniej wyraźnie zgodę lub (ii) decyzja taka jest niezbędna w celu zawarcia lub wykonania umowy między Państwem a nami lub (iii) jest ona dozwolona w świetle obowiązujących przepisów prawa i przepisy te przewidują właściwe środki ochrony Państwa praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów.

W przypadkach określonych w (i) i (ii) podejmujemy stosowne środki w celu zapewnienia ochrony Państwa praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów. Obejmują one zapewnienie Państwu możliwości wyjaśnienia swojego stanowiska, zakwestionowania decyzji podjętej na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania i zażądania osobistego zajęcia się sprawą przez naszego pracownika.

Wykonanie praw przysługujących osobie, której dane dotyczą

W celu wykonania przysługujących praw proszę zwrócić się na adres podany w punkcie 1.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO)

W przypadku skarg mogą się Państwo zawsze zwrócić do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, email: kancelaria@uodo.gov.pl.

Stan: kwiecień 2021