Informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul procesului de recrutare și selecție a candidaților pentru un loc de muncă

Ne face plăcere pentru că vă manifestați interesul pentru o poziție în compania noastră. Acordăm o importanță deosebită protecției datelor dumneavoastră cu caracter personal. Prin urmare, prelucrăm în toate situațiile datele pe care le furnizați în cadrul procesului de recrutare și selecție a candidaților pentru un loc de muncă, în conformitate cu prevederile legale. În cele ce urmează, dorim să vă prezentăm modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul depunerii unei candidaturi pentru un loc de muncă și vă oferim informații suplimentare relevante în acest sens.

1. Cine este responsabil?

PEEK & CLOPPENBURG SRL
Strada: Calea FLOREASCA nr. 246B
Cod poștal:          014476                            Localitatea: București, Sectorul 1
Tel.: 0215285757, 0743309904
E-mail: HR-Corner-Support@peek-cloppenburg.com

Puteți contacta responsabilul nostru pentru protecția datelor la:

protectia-datelor@peek-cloppenburg.ro  

2. Care sunt categoriile de date cu caracter personal prelucrate de noi?

Prelucrăm datele cu caracter personal în legătură cu solicitarea dumneavoastră.

În cadrul înregistrării dumneavoastră în portalul pentru  candidați, colectăm adresa dumneavoastră de e-mail și numele dumneavoastră de utilizator pentru a putea crea un cont de candidat pentru dumneavoastră. După comunicarea detaliilor dumneavoastră, vă rugăm să confirmați aceste informații înainte de a configura contul de candidat pentru dumneavoastră.

Puteți completa profilul dumneavoastră de candidat cu informații suplimentare în contul dumneavoastră de candidat. Colectăm în acest sens următoarele date:

• Date de bază obligatorii (nume, adresă și adresă de e-mail),
• Date de bază voluntare (data și locul nașterii, naționalitatea și alte detalii de contact)
• Informații privind calificările dumneavoastră profesionale și educația (școlară),
• Informații despre cariera profesională anterioară sau pregătirea profesională (în special date despre conținutul relațiilor de muncă anterioare/actuale)
• Informații din documentele încărcate (scrisoare de intenție, CV, referințe, certificate, mostre de lucru, fotografia candidatului)
• Alte informații pe care ni le transmiteți în mod voluntar în legătură cu depunerea candidaturii dumneavoastră, în special prin fișierele pe care le-ați încărcat.
• Date privind întrebarea dacă îndepliniți cerințele legale pentru desfășurarea unei activități la locul potențial de muncă, dacă ați mai lucrat pentru o companie din cadrul grupului Peek & Cloppenburg și cum ați aflat despre locul de muncă disponibil.

3. Care sunt scopurile și temeiurile legale în baza cărora prelucrăm datele cu caracter personal?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul desfășurării procesului de depunere a candidaturii și pentru derularea corespondenței necesare în acest context, de exemplu, pentru a vă invita la interviuri de angajare, în consecință, pentru a adopta o decizie în sensul inițierii unui raport de muncă..

Temeiurile legale în acest sens sunt reprezentate de articolul 6 alineatul 1 litera bși articolul 88 alineatul 1 din Regulamentul general privind protecția datelor/RGPD.

În cazul în care există o relație  de muncă, de ucenicie sau stagiu de practică (denumit în cele ce urmează „relație de muncă”) între dumneavoastră și noi, vom stoca datele cu caracter personal primite de la dumneavoastră ca parte a procesului de depunere a candidaturii, dacă acest demers este necesar pentru derularea sau încetarea relației de muncă sau pentru exercitarea sau îndeplinirea drepturilor și obligațiilor structurii de reprezentare a intereselor angajaților, care decurg dintr-o lege, un contract colectiv sau un contract de muncă (contract colectiv). Temeiul legal al prelucrării datelor în acest sens este reprezentat de art. 6 alin. 1 lit. b) RGPD.

Nu se realizează profilarea și / sau luarea deciziilor automatizate.

4. Care sunt sursele din care provin datele cu caracter personal, în măsura în care nu le colectăm de la dumneavoastră?

În măsura în care dispuneți de profiluri active în rețelele profesionale de social media (de exemplu XING sau LinkedIn) sau dacă ne prezentați un profil inactiv sau doar parțial activ în cadrul procesului de depunere a candidaturii, ne rezervăm dreptul de a colecta date cu caracter personal în scopuri de depunere a cererii de aplicare prin intermediul acestor rețele. Nu folosim niciodată astfel de date pentru a crea profiluri de personalitate.

5. Care sunt categoriile existente de destinatari de date?

Doar acei angajați din cadrul companiei noastre cu atribuții de serviciu aferente pregătirii și implementării procesului de depunere a candidaturii vor primi datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a stabili  o relație de muncă. În acest sens, este vorba, în special, despre angajații departamentului de resurse umane, precum și ai departamentelor  de specialitate în care urmează să fie ocupat postul, adică în special managerii și potențialii superiori , precum și orice structură responsabilă pentru angajați (de exemplu, comitetul de întreprindere). De asemenea, furnizorii de servicii angajați de noi și care lucrează în numele nostru (așa-numitele persoane împuternicite de operator, conform art. 28 RGPD) pot prelucra date în aceste scopuri, în baza instrucțiunilor noastre. Această prevedere se aplică în special furnizorilor de servicii de găzduire sau furnizorilor de sisteme de gestionare a candidaturilor.

În cazul  în care datele cu caracter personal sunt transmise destinatarilor din state terțe (în afara SEE), acest demers se realizează (i) pe baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene (conform art. 45 RGPD), (ii) dacă există garanții adecvatepentru a vă proteja datele cu caracter personal în conformitate cu cerințele legale, în sensul art. 46 RGPD (în special, aplicarea clauzelor standard UE privind protecția datelor) sau (iii) în conformitate cu prevederile art. 49 RGPD. Vă oferim cu plăcere informații suplimentare cu privire la garanțiile corespunzătoare, în baza unei solicitări transmise în acest sens.

6. Care este durata de stocare a datelor dumneavoastră?

În funcție de necesități, prelucrăm și stocăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe durata procesului de recrutare. În cazul în care  după finalizarea procesului de recrutare  se stabilește o relație de muncă cu dumneavoastră, datele dumneavoastră vor fi transferate  în dosarul de personal și vor fi stocate în continuare în cadrul acestuia.

În caz contrar, procesul de recrutare se încheie atunci când candidatul primește o respingere a candidaturii. Datele vor fi șterse cel târziu în termen de cel mult 6 luni de la transmiterea deciziei de respingere a candidaturii. Acest regim nu se aplică atât timp cât prelucrarea și stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt necesareîntr-un caz specific, pentru valorificarea, exercitarea drepturilor sau pentru apărare juridică (durata unui litigiu).

7. Se aplică o obligație de punere la dispoziție a datelor?

Nu există nicio obligație legală sau contractuală de a furniza date. Cu toate acestea, furnizarea de date cu caracter personal este necesară pentru încheierea unui raport de muncă cu noi. Aceasta înseamnă că, în măsura în care nu ne furnizați niciun fel de date cu caracter personal într-o cerere, vom respinge solicitarea dumneavoastră.

8. Drepturile dumneavoastră

În cele ce urmează, prezentăm sintetic drepturile dumneavoastră conform RGPD.

Dreptul de a revoca consimțământul  – art. 7 alin. 3 RGPD

Aveți dreptul de a revoca consimțământul în orice moment. Revocarea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului dumneavoastră până la momentul revocării. Vă rugăm să transmiteți solicitarea de revocare a consimțământului dumneavoastră la:

protectia-datelor@peek-cloppenburg.ro sau prin poștă, la adresa prevăzută la punctul 1.

Dreptul la informare (art. 15 RGPD)

Aveți dreptul de a solicita informații dacă prelucrăm sau nu date ale dumneavoastră cu caracter personal. În cazul  în care compania noastră prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, aveți dreptul la informare cu privire la:

•           scopurile prelucrării,

•           categoriile de date cu caracter personal (tipul de date) care sunt prelucrate,

•           destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost dezvăluite sau urmează să fie dezvăluite datele dumneavoastră,

•           perioada de stocare a datelor stabilită; dacă nu este posibilă specificarea perioadei de stocare, sunt aplicabile criteriile pentru determinarea perioadei de stocare,

•           dreptul dumneavoastră de rectificare și ștergere a datelor, inclusiv dreptul de a restricționa prelucrarea și/sau posibilitatea de a formula opoziție (a se vedea în acest sens și următoarele paragrafe),

•           existența unui drept de a formula plângere la o autoritate de supraveghere, precum și

•           originea datelor, dacă datele cu caracter personal nu au fost colectate direct de la dumneavoastră.

De asemenea, aveți dreptul de a fi informat dacă datele dumneavoastră cu caracter personal fac obiectul deciziilor automatizate în sensul prevederilor art. 22 RGPD și - dacă este cazul – cu privire la criteriile decizionale pe care se bazează o astfel de decizie automatizată (logică), respectiv care sunt efectele și domeniul de aplicare posibile pentru decizia automatizată pentru dumneavoastră.

În cazul în care datele cu caracter personal sunt transmise într-un stat terț din afara UE/SEE, aveți  dreptul de a fi informat dacă și, în măsura unui răspuns pozitiv, care sunt garanțiile în baza cărora este oferit un nivel adecvat de protecție în sensul prevederilor art. 45, art. 46 RGPD privind protecția datelor în statul terț.

Aveți dreptul de a solicita o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal. În general, punem la dispoziție copii ale  datelor în format electronic, cu excepția cazului în care ați specificat altfel. Prima copie este gratuită; putem percepe o taxă rezonabilă pentru copii suplimentare. Punerea la dispoziție a copiilor de date se realizează sub rezerva  drepturilor și libertăților altor persoane care ar putea fi afectate de transmiterea copiei de date.

Dreptul la rectificare (art. 16 RGPD)

Aveți dreptul de a ne solicita să rectificăm datele dumneavoastră în cazul în care  acestea sunt incorecte, inexacte și/sau incomplete; dreptul la rectificare include dreptul de a completa informații prin declarații sau comunicări suplimentare. O rectificare și/sau completare trebuie efectuată fără întârziere.

Dreptul la ștergere (art. 17 RGPD)

Aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în cazul în care:

•           datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în scopurile pentru care au fost colectate și prelucrate,

•           prelucrarea datelor se realizează pe baza consimțământului acordat de dumneavoastră și v-ați retras consimțământul, cu excepția cazului în care există un alt temei legal pentru prelucrarea datelor,

•           v-ați opus prelucrării datelor în conformitate cu art. 21 RGPD și nu există motive legitime prioritare pentru prelucrarea ulterioară,

•           v-ați opus prelucrării datelor în scop de  marketing direct, în conformitate cu art. 21 alin. 2 RGPD, precum și

•           datele dumneavoastră cu caracter personal au fost prelucrate ilegal.

Nu se aplică un drept de ștergere a datelor cu caracter personal în cazul în care:

•           dreptul la libera exprimare și informare intră în conflict cu solicitarea de ștergere,

•           prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară (i) pentru îndeplinirea unei obligații legale (de exemplu obligații legale de arhivare), (ii) îndeplinirea sarcinilor și intereselor publice în conformitate cu legislația Uniunii și/sau prevederile legale ale statelor membre (din această categorie fac parte și interese în domeniul sănătății publice) sau (iii) ) în scopuri de arhivare și/sau de cercetare, precum și

•           datele cu caracter personal sunt necesare pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale.

Ștergerea trebuie realizată fără întârziere. Dacă am făcut publice datele cu caracter personal (de exemplu pe Internet), trebuie să ne asigurăm, pe cât posibil și rezonabil din punct de vedere tehnic, că și responsabilii terți pentru prelucrarea de date sunt informați și cu privire la solicitarea de ștergere, inclusiv ștergerea linkurilor, copiilor și/sau duplicatelor.

Dreptul la restricționarea prelucrării datelor (art. 18 RGPD)

Aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:

•           Dacă ați contestat acuratețea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți solicita ca datele dumneavoastră să nu fie utilizate în alte scopuri pe durata verificării corectitudinii și să fie restricționate în acest sens;

•           În cazul prelucrării ilegale a datelor, puteți solicita restricționarea utilizării datelor conform art. 18 RGPD în locul ștergerii datelor conform art. 17 alin. 1 lit. d) RGPD;

•           În măsura în care aveți nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal pentru valorificarea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale, însă datele dumneavoastră cu caracter personal nu mai sunt necesare în alte scopuri, ne puteți solicita restricționarea prelucrării la scopurile menționate anterior de valorificare a drepturilor;

•           Dacă v-ați opus prelucrării datelor conform art. 21 alin. 1 RGPD și în măsura în care nu este încă clar dacă interesele noastre de prelucrare prevalează în raport cu interesele dumneavoastră, puteți solicita ca datele dumneavoastră să nu fie utilizate în alte scopuri pe durata examinării și să fie restricționate în acest sens.

Datele cu caracter personal a căror prelucrare a fost restricționată la solicitarea dumneavoastră pot fi prelucrate - sub rezerva stocării - numai (i) cu acordul dumneavoastră, (ii) pentru valorificarea, exercitarea sau să apărarea drepturilor legale, (iii) pentru protejarea drepturilor altor persoane fizice sau juridice sau (iv) prelucrate din motive de interes public important. Dacă este necesară eliminarea unei restricții de prelucrare, veți fi informat în prealabil în acest sens.

Obligația de notificare – art. 19 RGPD

Ne revine obligația de a informa toți destinatarii cărora le-au fost dezvăluite datele dumneavoastră despre o rectificare sau o ștergere a datelor dumneavoastră sau despre o restricție privind prelucrarea. Această prevedere nu se aplică dacă suntem în imposibilitate de informare sau dacă un asemenea demers este asociat cu un efort disproporționat. Vă vom informa despre acești destinatari, în măsura în care formulați o solicitare în acest sens.

Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 RGPD)

Aveți dreptul  - sub rezerva următoarelor reglementări – de a solicita transmiterea datelor referitoare la dumneavoastră într-un format de date comun electronic, care poate fi citit automat. Dreptul la portabilitatea datelor include dreptul de a transfera datele către o altă persoană responsabilă; la cerere, vom transmite - în măsura posibilităților tehnice - date direct unei persoane numite sau care urmează să fie numită de dumneavoastră în calitate de responsabil. Dreptul la portabilitatea datelor se aplică numai pentru datele furnizate de dumneavoastră și presupune ca prelucrarea să aibă loc pe baza unui consimțământ sau pentru executarea unui contract și să fie efectuată utilizând proceduri automate. Dreptul la portabilitatea datelor conform art. 20 RGPD nu afectează dreptul de ștergere a datelor conform art. 17 RGPD. Portabilitatea datelor este supusă drepturilor și libertăților altor persoane, ale căror drepturi pot fi afectate de portabilitatea datelor.

Drept de opoziție (art. 21 RGPD)

În cazul unei prelucrări a datelor cu caracter personal pentru îndeplinirea sarcinilor în interes public (articolul 6 alineatul 1 litera e) din Regulamentul general privind protecția datelor) sau pentru exercitarea intereselor legitime (articolul 6 alineatul 1 litera f) din Regulamentul general privind protecția datelor), vă puteți opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în orice moment, cu efect pentru viitor. În cazul unei opoziții nu vom mai efectua nicio prelucrare ulterioară a datelor dumneavoastră în scopurile menționate anterior, cu excepția cazului în care

•           există motive imperative și legitime pentru o prelucrare, care prevalează în raport cu interesele, drepturile și libertățile dumneavoastră sau

•           prelucrarea este necesară pentru valorificarea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale.

Vă puteți opune oricând prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în scop de marketing  direct, cu efect pentru viitor. În cazul unei astfel de opoziții, trebuie să renunțăm la orice prelucrare ulterioară a datelor dumneavoastră în scop de  marketing  direct.

Dreptul de a nu fi supus unei decizii automatizate (art. 22 RGPD)

Aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată - inclusiv elaborarea de profiluri - dacă aceasta produce un efect juridic care privește persoana  dumneavoastră sau vă afectează în mod similar.

O decizie automatizată este admisibilă, în mod excepțional, dacă (i) v-ați exprimat în prealabil consimțământul explicit în acest sens sau (ii) decizia este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între dumneavoastră și noi sau (iii) dispozițiile legale aplicabile permit acest demers și aceste reglementări conțin măsuri adecvate pentru a vă proteja drepturile și libertățile, precum și interesele dumneavoastră legitime.

În cazurile (i) și (ii) adoptăm măsurile adecvate pentru a proteja drepturile și libertățile dumneavoastră, precum și interesele legitime. Aceasta include posibilitatea de a vă exprima punctul de vedere, de a contesta decizia automată și solicita o revizuire personală de către unul dintre angajații noștri.

Exercitarea drepturilor persoanelor vizate

Pentru exercitarea drepturilor persoanelor vizate, vă rugăm să ne contactați la adresa menționată la punctul 1.

Plângere la o autoritate de supraveghere (art. 77 RGPD)

În caz de plângeri, vă puteți adresa în orice moment Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal(ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucureşti, Romania, E-mail: anspdcp@dataprotection.ro .

Versiune: martie 2021