Privacy Statement voor sollicitanten

Wij zijn verheugd dat u geïnteresseerd bent in een functie binnen ons bedrijf. Wij hechten het grootste belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Daarom verwerken wij de gegevens die u in het kader van de sollicitatieprocedure verstrekt, altijd in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. Hieronder informeren wij u over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van uw sollicitatie en verstrekken wij u nadere informatie die in dat verband van belang is.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Peek & Cloppenburg Anson's C.V.
Wagenstraat 4,
2512AX 's-Gravenhage
E-Mail: [email protected]

Onze functionaris voor de gegevensbescherming is bereikbaar via: [email protected]

2. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uw persoonsgegevens met het oog op uw sollicitatie. Wanneer u zich registreert op ons kandidatenportaal, verwerken wij uw e-mailadres en uw gebruikersnaam, zodat wij voor u een kandidatenaccount kunnen aanmaken. Nadat u ons uw gegevens hebt verstrekt, zullen wij u vragen deze informatie te bevestigen voordat wij het kandidatenaccount voor u aanmaken. 

Binnen uw kandidatenaccount kunt u uw kandidatenprofiel aanmaken en nadere gegevens over u zelf verstrekken. We kunnen de volgende gegevens van u verwerken:

• Verplicht te verstrekken basisgegevens (naam, adres en e-mailadres);
• Vrijwillig te verstrekken basisgegevens (geboortedatum en -plaats, nationaliteit en andere contactgegevens);
• Informatie over uw kwalificaties en (school)opleiding;
• Informatie over uw opleiding en uw loopbaan (in het bijzonder gegevens over uw vroegere/huidige arbeidsbetrekkingen);
• Informatie uit de door u geüploade documenten (sollicitatiebrief, curriculum vitae, referenties, certificaten, voorbeelden verrichte werkzaamheden, foto);
• Andere informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt in verband met uw sollicitatie, met name via de bestanden die u hebt geüpload.
• Gegevens over de vraag of u voldoet aan de wettelijke vereisten om in aanmerking te komen voor de functie waarvoor u solliciteert, of u in het verleden reeds voor een bedrijf van het Peek & Cloppenburg-concern hebt gewerkt en hoe u op de hoogte bent gekomen van de vacature.

3. Voor welke doeleinden en op basis van welke wettelijke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens met het oog op de behandeling van uw sollicitatieprocedure en de in dit verband noodzakelijke communicatie met u, bijvoorbeeld om u uit te nodigen voor een gesprek, en vervolgens om een besluit te nemen over het aangaan van een arbeidsovereenkomst met u. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 b Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Indien tussen u en ons een arbeids-, opleidings- of stageovereenkomst (hierna "arbeidsrelatie" genoemd) tot stand komt, verwerken wij uw persoonsgegevens in het kader van uw sollicitatieprocedure, indien dit noodzakelijk is voor de totstandkoming de arbeidsrelatie die wij met u aangaan, of voor de uitoefening of nakoming van onze wettelijke rechten en plichten. De grondslag artikel; 6 lid 1 sub b of sub c AVG.

Er vindt geen profilering en/of geautomatiseerde besluitvorming plaats.

4. Van welke bronnen zijn de persoonsgegevens afkomstig indien wij uw persoonsgegevens niet van uzelf hebben verkregen?

Indien u een actief profiel heeft aangemaakt op een van de professionele sociale medianetwerken (zoals LinkedIn) of ons in het kader van de sollicitatieprocedure een inactief of slechts gedeeltelijk actief profiel meedeelt, kunnen wij via dergelijke netwerken persoonsgegevens van u verzamelen voor sollicitatiedoeleinden. Wij gebruiken deze gegevens in geen geval om een persoonlijkheidsprofiel aan te maken.

5. Wie zijn de categorieën ontvangers van uw persoonsgegevens?

Voor de totstandkoming van een arbeidsrelatie ontvangen alleen de afdelingen van ons bedrijf die belast zijn met de voorbereiding en uitvoering van uw sollicitatieprocedure uw gegevens. Dit zijn met name de medewerkers van de HR-afdeling, alsmede de afdelingen waar de functie moet worden vervuld, dat wil zeggen in het bijzonder de leidinggevenden en de eventuele toezichthouders, alsmede de ondernemingsraad of andere personeelsvertegenwoordiging (indien van toepassing). Dienstverleners die ons een dienst verlenen en in opdracht van ons handelen  (zogenaamde verwerkers, artikel 28 AVG) mogen ook gegevens voor deze doeleinden verwerken in overeenstemming met onze instructies. Dit geldt met name voor aanbieders van hosting services of aanbieders van beheersystemen voor aanvragers.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers in derde landen (landen buiten de Europese Economische Ruimte), gebeurt dit (i) op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45 AVG), (ii) indien passende waarborgen in de zin van artikel 46 AVG worden geboden voor de bescherming van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wettelijke vereisten (in het bijzonder toepassing van Standard Contractual Clauses voor gegevensbescherming) of (iii) in specifieke gevallen in overeenstemming met de voorschriften van artikel 49 AVG. Op verzoek verstrekken wij u graag nadere informatie over de passende waarborgen.

6. Hoelang worden uw gegevens bewaard?

Voor zover nodig, verwerken en bewaren wij uw persoonsgegevens voor de duur van de sollicitatieprocedure. Indien na afronding van de sollicitatieprocedure een arbeidsverhouding met u tot stand komt, worden uw gegevens opgenomen in uw personeelsdossier en blijven zij daar bewaard.

Indien geen arbeidsrelatie tot stand komt, dan eindigt de sollicitatieprocedure op het moment dat u onze afwijzing ontvangt. In dat geval zullen wij uw gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure wissen, tenzij  wij uw persoonsgegevens moeten bewaren voor de handhaving, de uitoefening van rechten of voor de verdediging in rechte. Wij zullen uw gegevens alsdan voor de duur van het geschil bewaren. Verder geldt de vier weken termijn niet, wanneer u ons toestemming geeft om uw persoonsgegevens maximaal één jaar te bewaren na het einde van uw sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld om u een nieuw aanbod te kunnen doen voor een andere positie in ons bedrijf.

8. Uw rechten

Hieronder vatten wij uw rechten onder de AVG samen.

Recht om de toestemming in te trekken (artikel 7 lid 3, AVG)

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van de toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die tot de intrekking op grond van de toestemming heeft plaatsgevonden. Indien u uw toestemming wenst in te trekken, kunt u ons dit berichten via:

[email protected] of per post naar het onder punt 1 vermelde adres.

Recht van inzage (artikel 15 AVG)

U hebt het recht om informatie te vragen over de vraag of wij persoonsgegevens over u verwerken. Indien persoonsgegevens die op u betrekking hebben door ons bedrijf worden verwerkt, hebt u recht op informatie over:

• de doeleinden van de verwerking,
• de categorieën persoonsgegevens (soort gegevens) die worden verwerkt,
• de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie uw gegevens zijn of zullen worden verstrekt
• de periode gedurende welke de gegevens worden opgeslagen; indien het niet mogelijk is de opslagperiode te specificeren, in ieder geval de criteria voor het vaststellen van de opslagperiode,
• uw recht op rectificatie en verwijdering van de gegevens die op u betrekking hebben, met inbegrip van het recht om de verwerking te beperken en/of de mogelijkheid om bezwaar te maken
• het bestaan van een recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, en
• de herkomst van de gegevens indien de persoonsgegevens niet rechtstreeks bij u zijn verzameld.

U heeft ook het recht om te worden geïnformeerd of uw persoonsgegevens onderwerp zijn van een geautomatiseerd besluit in de zin van artikel 22 van de AVG en - indien dit het geval is - welke besluitvormingscriteria aan een dergelijk geautomatiseerd besluit ten grondslag liggen (logica) of welke gevolgen en reikwijdte het geautomatiseerde besluit voor u kan hebben.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land buiten de EER, heeft u het recht te vernemen of en, zo ja, op basis van welke waarborgen een passend beschermingsniveau in de zin van de artikelen 45 en 46 van de AVG wordt gewaarborgd voor de ontvanger van de gegevens in het derde land.

U hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te vragen. Over het algemeen verstrekken wij kopieën van gegevens in elektronische vorm, tenzij u anders hebt aangegeven. Het eerste exemplaar is gratis, voor verdere exemplaren kunnen wij een redelijke vergoeding vragen. De verstrekking is onderworpen aan de rechten en vrijheden van andere personen die door de verstrekking van de gegevenskopie kunnen worden geraakt.

Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

U hebt het recht te verzoeken dat wij uw gegevens corrigeren indien deze onjuist, onnauwkeurig en/of onvolledig zijn; het recht op correctie omvat het recht op aanvulling door middel van aanvullende verklaringen of kennisgevingen. Correctie en/of voltooiing zal  onverwijld geschieden.

Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG)

U hebt het recht te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens wissen, voor zover:

• de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en verwerkt;
• de gegevensverwerking geschiedt op basis van een door u gegeven toestemming en u de toestemming hebt herroepen, tenzij er een andere rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking bestaat;
• u bezwaar hebt gemaakt tegen de gegevensverwerking overeenkomstig artikel 21 AVG en er geen dwingende legitieme gronden voor verdere verwerking zijn;
• u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van gegevens met het oog op direct marketing overeenkomstig artikel 21 lid 2 AVG, alsmede
• uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
• Een recht op het wissen van persoonsgegevens bestaat niet voor zover;
  • het recht op vrijheid van meningsuiting en van informatie verzet zich tegen het verzoek om gegevenswissing.
  • de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is i) om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld wettelijke bewaarplicht), ii) voor de vervulling van publieke taken en belangen krachtens het recht van de Unie en/of het recht van de lidstaten (dit omvat ook belangen op het gebied van de volksgezondheid) of iii) voor archivering en/of onderzoeksdoeleinden, en
  • de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte.

De gegevenswissing zal onverwijld worden uitgevoerd. Indien persoonsgegevens door ons openbaar zijn gemaakt (bijvoorbeeld op het internet), moeten wij ervoor zorgen, voor zover dit technisch mogelijk en redelijk is, dat ook dienstverleners, die als verwerkers in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken, op de hoogte worden gebracht van het verzoek tot verwijdering, met inbegrip van de verwijdering van links, kopieën en/of reproducties.

Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken in de volgende gevallen:

• Indien u de juistheid van uw persoonsgegevens hebt betwist, kunt u eisen dat wij uw gegevens voor de duur van de juistheidscontrole niet voor andere doeleinden gebruiken en de controle in die mate beperken;
• In geval van onrechtmatige gegevensverwerking kunt u de beperking van het gebruik van de gegevens overeenkomstig artikel 18 AVG eisen in plaats van het wissen van de gegevens overeenkomstig artikel 17 lid 1, onder d, AVG;
• Indien u uw persoonsgegevens nodig hebt om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, maar uw persoonsgegevens anderszins niet langer nodig zijn, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken tot de voornoemde wettelijke doeleinden;
• Indien u overeenkomstig artikel 21 lid 1 AVG bezwaar hebt gemaakt tegen de gegevensverwerking en het nog niet duidelijk is of onze belangen bij de verwerking zwaarder wegen dan uw belangen, kunt u verzoeken dat uw gegevens tijdens de duur van de toetsing niet voor andere doeleinden worden gebruikt en in die mate worden beperkt.

Persoonsgegevens waarvan de verwerking op uw verzoek is beperkt, mogen – tenzij wij uw persoonsgegevens moeten bewaren - alleen worden verwerkt (i) met uw toestemming, (ii) om rechtsvorderingen te doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen, (iii) om de rechten van andere natuurlijke of rechtspersonen te beschermen, of (iv) om redenen van zwaarwegend algemeen belang. Indien een beperking op de verwerking wordt opgeheven, wordt u daarvan vooraf in kennis gesteld.

Kennisgevingsplicht - artikel 19 AVG

Wij zijn verplicht alle ontvangers aan wie uw gegevens zijn verstrekt in kennis te stellen van een correctie of verwijdering van uw gegevens of van een beperking van de verwerking. Dit geldt alleen niet als het voor ons onmogelijk is om de informatie te verstrekken of als het een onevenredige inspanning zou vergen. Indien u daar om verzoekt, zullen wij u op de hoogte brengen van deze ontvangers. Indien uw gegevens worden gewist, zult u hiervan vooraf op de hoogte worden gebracht.

Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U hebt het recht - met inachtneming van het volgende - om te verzoeken dat uw gegevens in een gestandaardiseerd elektronisch gegevensformaat worden verstrekt dat leesbaar is op een apparaat. Het recht op gegevensoverdracht omvat het recht om de gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke; op verzoek zullen wij daarom - voor zover technisch mogelijk - de gegevens rechtstreeks overdragen aan een door u aangewezen of nog aan te wijzen verwerkingsverantwoordelijke. Het recht op dataportabiliteit bestaat alleen voor gegevens die door u zijn verstrekt en vereist dat de verwerking is gebaseerd op toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst en wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen. Het recht op gegevensoverdracht overeenkomstig artikel 20 AVG doet niet af aan het recht op gegevenswissing zoals vastgelegd in artikel 17 AVG. De gegevensoverdracht is onderworpen aan de rechten en vrijheden van andere personen wier rechten door de gegevensoverdracht kunnen worden aangetast.

Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

In geval van verwerking van persoonsgegevens voor de vervulling van taken van algemeen belang (artikel 6 lid 1, sub e AVG) of voor de vervulling van gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1, sub f AVG) kunt u te allen tijde met toekomstige werking bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. In geval van bezwaar moeten wij afzien van verdere verwerking van uw gegevens voor de bovengenoemde doeleinden, tenzij:

• er dwingende legitieme gronden voor verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of
• de verwerking is noodzakelijk voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte.

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens met het oog op direct marketing, met werking voor de toekomst. In geval van bezwaar moeten wij afzien van elke verdere verwerking van uw gegevens ten behoeve van directe reclame.

Recht om niet aan geautomatiseerde, individuele besluitvorming – waaronder profiling - te worden onderworpen (artikel 22 AVG)

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking - met inbegrip van profilering - is gebaseerd, wanneer daaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of u daardoor op soortgelijke wijze wordt geraakt.

Een geautomatiseerd besluit is bij uitzondering toegestaan indien (i) u vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven of (ii) het besluit noodzakelijk is voor de sluiting of uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons of (iii) de toepasselijke wetgeving dit toestaat en deze wetgeving adequate maatregelen bevat om uw rechten en vrijheden en uw rechtmatige belangen te waarborgen.

In de gevallen (i) en (ii) zullen wij redelijke maatregelen nemen om uw rechten en vrijheden en uw rechtmatige belangen te vrijwaren. Dit omvat het toelichten van uw standpunt, het aanvechten van het geautomatiseerde besluit en het verzoeken om een persoonlijk gesprek met een van onze medewerkers.

Uitoefening van de rechten van de betrokkene

Om uw rechten als betrokkene uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen op het onder 1. vermelde adres.

Klacht bij een toezichthoudende autoriteit (artikel 77 AVG)

U heeft te allen tijden het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens  Autoriteit Persoonsgegevens (voor Nederland), bijvoorbeeld via:

Laatste update: April  2021