Informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov na účely výberového konania

Teší nás, že máte záujem o pracovnú pozíciu v našej spoločnosti. Kladieme veľký dôraz na ochranu Vašich osobných údajov. Údaje, ktoré nám poskytnete v rámci výberového konania, preto vždy spracúvame v súlade so zákonnými požiadavkami. Radi by sme Vás informovali, akým spôsobom spracúvame Vaše osobné údaje v rámci výberového konania, a poskytneme Vám aj ďalšie relevantné informácie.

1. Kto je zodpovedný?

Peek & Cloppenburg s.r.o.
Jarošova 1
831 03 Bratislava
E-mail: [email protected]

Našu zodpovednú osobu za oblasť ochrany osobných údajov môžete kontaktovať na adrese: [email protected]

2. Ktoré kategórie osobných údajov spracúvame?

Spracúvame osobné údaje, ktoré súvisia s Vašou žiadosťou o prijatie do zamestnania.

V rámci Vašej registrácie na portáli pre uchádzačov o zamestnanie zaznamenávame Vašu e-mailovú adresu a Vaše používateľské meno, aby sme Vám mohli vytvoriť používateľský účet. Predtým, ako Vám vytvoríme používateľský účet, Vás po zadaní Vašich údajov požiadame o ich potvrdenie.

Do profilu uchádzača o zamestnanie vo svojom používateľskom účte môžete doplniť ďalšie údaje. Zhromažďujeme tieto údaje:

• povinné kmeňové údaje (meno, adresa a e-mailová adresa),
• dobrovoľné kmeňové údaje (dátum a miesto narodenia, štátna príslušnosť a ďalšie kontaktné údaje),
• informácie o odbornej kvalifikácii a (školskom) vzdelaní,
• informácie o doterajšej profesionálnej kariére alebo odbornej príprave (predovšetkým informácie o náplni práce v bývalých/súčasných zamestnaniach),
• informácie z Vami nahratých dokumentov (motivačný list, životopis, diplomy, certifikáty, ukážky práce, fotografia),
• iné údaje, ktoré nám dobrovoľne pošlete v súvislosti s Vašou žiadosťou o prijatie do zamestnania najmä prostredníctvom súborov, ktoré ste nahrali.
• Informácie k otázke, či spĺňate zákonné podmienky na prijatie do zamestnania v mieste potenciálneho zamestnania, či ste v minulosti už niekedy pracovali pre spoločnosť patriacu do skupiny podnikov Peek & Cloppenburg a odkiaľ ste sa dozvedeli o voľnom pracovnom mieste.

3. Na aké účely a na akom právnom základe spracúvame osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame na účely výberového konania a vedenia korešpondencie požadovanej v tejto súvislosti, napr. na to, aby sme Vám mohli poslať pozvánku na pracovný pohovor a následne rozhodnúť o uzavretí pracovného pomeru.

Právnym základom sú na tento účel čl. 6 ods. 1 písm. b, čl. 88 ods. 1 všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR)

Ak medzi Vami a nami dôjde k uzatvoreniu pracovného pomeru, zmluvy o odbornej príprave alebo praxi (ďalej len „pracovnoprávny vzťah“), uchovávame Vaše osobné údaje, ktoré sme od Vás získali v rámci výberového konania, ak je to nevyhnutné na realizáciu alebo skončenie pracovnoprávneho vzťahu alebo odbornej prípravy alebo na plnenie práv a povinností zástupcov záujmov zamestnancov vyplývajúcich z určitého zákona, tarifnej zmluvy alebo podnikovej zmluvy (kolektívnej zmluvy). Právnym základom sú na tento účel   čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

K profilovaniu ani automatickému rozhodovaniu nedochádza.

4. Z akých zdrojov pochádzajú osobné údaje, ak ich nezískavame od Vás?

Ak máte aktívne profily na profesijne zameraných sociálnych sieťach (napr. XING alebo LinkedIn) alebo nám v rámci výberového konania predložíte neaktívny alebo len čiastočne aktívny profil, vyhradzujeme si právo získavať osobné údaje na účely výberového konania aj z takýchto sietí. Takéto údaje nikdy nepoužívame na vytváranie osobných profilov.

5. Ktoré kategórie príjemcov údajov existujú?

Na uzatvorenie pracovnoprávneho vzťahu Vaše údaje poskytneme iba takým subjektom v našej spoločnosti, ktoré sú poverené prípravou a realizáciou procesu výberového konania. Ide najmä o zamestnancov personálneho oddelenia a špecializované oddelenia, v ktorých sa má daná pozícia obsadiť, t. j. predovšetkým riadiacich pracovníkov a potenciálnych nadriadených, ako aj prípadný zodpovedný výbor zamestnancov (napr. zamestnanecká rada). Na základe nášho poverenia smú údaje na tieto účely spracúvať aj poskytovatelia služieb, ktorých služby využívame a ktorí konajú v našom mene (tzv. sprostredkovatelia, čl. 28 GDPR). To platí predovšetkým pre poskytovateľov hostiteľských služieb alebo poskytovateľov systémov na riadenie výberových konaní.

Ak sa osobné údaje prenášajú príjemcom v tretích krajinách (mimo EHP), takýto prenos sa uskutočňuje (i) na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (čl. 45 GDPR), (ii) ak sú poskytnuté primerané záruky na ochranu Vašich osobných údajov v súlade so zákonnými požiadavkami v zmysle čl. 46 GDPR (najmä uplatňovanie štandardných ustanovení EÚ o ochrane údajov) alebo (iii) v súlade s reguláciami čl. 49 GDPR. Podrobnejšie informácie o poskytnutých primeraných zárukách Vám radi zašleme na požiadanie.

6. Ako dlho sa uchovávajú Vaše osobné údaje?

Ak je to potrebné, spracúvame a uchovávame Vaše osobné údaje počas trvania výberového konania. Ak po skončení výberového konania bude s Vami uzatvorený pracovný pomer, údaje sa presunú do Vašej osobnej zložky zamestnanca a budú sa tam naďalej uchovávať.

V opačnom prípade sa proces výberového konania skončí doručením odmietavého stanoviska uchádzačovi o zamestnanie. Najneskôr do 6 mesiacov od zaslania odmietavého stanoviska sa údaje vymažú. To neplatí, ak je spracúvanie a uchovávanie Vašich osobných údajov v konkrétnom prípade nevyhnutné na uplatnenie, výkon práv alebo na právnu obhajobu (trvanie právneho sporu).

7. Existuje povinnosť poskytnúť osobné údaje?

Neexistuje zákonom stanovená alebo zmluvná povinnosť poskytnúť osobné údaje. Avšak poskytnutie osobných údajov je nevyhnutné na uzatvorenie pracovnej zmluvy s nami. To znamená, že ak nám v rámci výberového konania neposkytnete svoje osobné údaje, Vašu žiadosť o prijatie do zamestnania zamietneme.

8. Vaše práva

Následne Vaše práva zosumarizujeme v súlade s GDPR.

Právo na odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov – čl. 7 ods. 3 GDPR

Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Odvolaním súhlasu nie je dotknutá zákonnosť spracúvania vykonaného na základe súhlasu až do odvolania. Svoje odvolanie súhlasu pošlite na:

[email protected]alebo poštou na adresu uvedenú v bode 1.

Právo na prístup k údajom (čl. 15 GDPR)

Máte právo požadovať informácie o tom, či spracúvame alebo nespracúvame Vaše osobné údaje. Ak naša spoločnosť spracúva Vaše osobné údaje, máte právo na prístup k informáciám o

• účeloch spracúvania,
• kategóriách osobných údajov (typ údajov), ktoré sa spracúvajú,
• príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým boli alebo ešte len majú byť poskytnuté Vaše údaje,
• plánovanej lehote uchovávania; ak nie je možné uviesť lehotu uchovávania, je vždy potrebné uviesť aj kritériá na stanovenie lehoty uchovávania,
• Vaše právo na opravu a vymazanie údajov, ktoré sa Vás týkajú, vrátane práva na obmedzenie spracúvania a/alebo možnosti namietať (v tejto súvislosti pozri aj ďalšie body),
• existencii práva podať sťažnosť dozornému orgánu, ako aj
• pôvode údajov, ak osobné údaje neboli získané priamo od Vás.

Ďalej máte právo na prístup k informáciám o tom, či sú Vaše osobné údaje predmetom automatizovaného rozhodovania v zmysle čl. 22 GDPR a ak sú, na základe akých rozhodovacích kritérií sa tieto automatizované rozhodnutia prijímajú (logika), resp. aký vplyv a dosah na Vás môže mať automatizované rozhodovanie.

Ak sa osobné údaje prenášajú do tretej krajiny mimo EÚ/EHP, máte právo na informácie o tom, či a ak áno, na základe akých záruk je zabezpečená primeraná úroveň ochrany v zmysle čl. 45, 46 GDPR u príjemcu údajov v tretej krajine.

Máte právo požadovať kópiu svojich osobných údajov. Kópie údajov spravidla poskytujeme v elektronickej podobe, ak ste neuviedli inak. Prvá kópia je bezplatná, za ďalšie kópie budeme požadovať primeraný poplatok. Poskytnutie údajov sa uskutočňuje s prihliadnutím na práva a slobody iných osôb, ktoré môžu byť dotknuté prenosom kópie údajov.

Právo na opravu (čl. 16 GDPR)

Máte právo požiadať nás, aby sme opravili Vaše údaje, ak sú nesprávne, nepresné a/alebo neúplné; právo na opravu údajov zahŕňa právo na doplnenie informácií prostredníctvom dodatočných vyhlásení alebo oznámení. Oprava a/alebo doplnenie sa musí vykonať bezodkladne.

Právo na vymazanie (čl. 17 GDPR)

Máte právo požadovať od nás, aby sme vymazali Vaše osobné údaje, ak

• osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali a spracúvali,
• spracúvanie údajov prebieha na základe Vami udeleného súhlasu a svoj súhlas ste odvolali, ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie údajov,
• ak namietate voči spracúvaniu podľa čl. 21 GDPR a neexistujú nevyhnutné oprávnené dôvody na ďalšie spracúvanie,
• ak namietate voči spracúvaniu údajov na účely priameho marketingu podľa čl. 21 ods. 2 GDPR,
• boli Vaše osobné údaje spracované nezákonne,
• je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti podľa zákona, osobitného predpisu alebo

medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.

Právo na vymazanie osobných údajov neexistuje, ak je

• právo na slobodu prejavu a prístup k informáciám v rozpore so žiadosťou o výmaz.
• je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné (i) na splnenie zákonnej povinnosti (napr. zákonom stanovené lehoty na uchovávanie), (ii) na plnenie úloh verejného záujmu podľa právnych predpisov Únie a/alebo práva členských štátov (to zahŕňa aj záujmy v oblasti verejného zdravia) alebo (iii) na účely archivácie a/alebo výskumu, ako aj
• sú osobné údaje potrebné na uplatnenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov.

Výmaz sa musí vykonať bezodkladne. Ak sme osobné údaje zverejnili (napr. na internete), musíme v rámci toho, čo je technicky možné a primerané, zabezpečiť, aby aj spracovatelia údajov tretích strán boli informovaní o žiadosti o vymazanie osobných údajov vrátane odstránenia všetkých odkazov na tieto osobné údaje, ich kópií a/alebo replikácií.

Právo na obmedzenie spracúvania údajov (čl. 18 GDPR)

Máte právo, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov, pokiaľ ide o jeden z týchto prípadov:

• Ak ste napadli správnosť svojich osobných údajov, môžete od nás požadovať, aby sa Vaše osobné údaje počas obdobia overovania správnosti osobných údajov nepoužívali na iné účely a v tejto súvislosti sa obmedzilo ich spracúvanie.
• V prípade nezákonného spracúvania údajov môžete namiesto vymazania údajov podľa čl. 17 ods. 1 písm. d) GDPR požadovať obmedzenie spracúvania údajov podľa čl. 18 GDPR;
• Ak svoje osobné údaje potrebujete na uplatnenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov, ale Vaše osobné údaje už inak nie sú potrebné, môžete nás požiadať o obmedzenie spracúvania na účely vyššie uvedených súdnych konaní;
• Ak ste namietali voči spracúvaniu Vašich osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1 GDPR a ešte nie je stanovené, či naše záujmy pri spracúvaní prevažujú nad Vašimi záujmami, môžete požiadať, aby sa Vaše osobné údaje počas preverovania nepoužívali na iné účely a v tejto súvislosti sa obmedzilo ich spracúvanie.

Osobné údaje, ktorých spracúvanie bolo na Vašu žiadosť obmedzené, sa následne smú – s výhradou uchovávania – používať už len (i) s Vaším súhlasom, (ii) na uplatnenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov, (iii) na ochranu práv iných fyzických alebo právnických osôb, alebo (iv) z dôvodov dôležitého verejného záujmu. Ak sa obmedzenie spracúvania zruší, budeme Vás o tom informovať vopred.

Oznamovacia povinnosť (čl. 19 GDPR)

Všetkým príjemcom, ktorým sme poskytli Vaše údaje, sme povinní oznámiť každú opravu alebo vymazanie Vašich osobných údajov alebo obmedzenie ich spracúvania. Táto povinnosť neplatí len vtedy, ak je to pre nás nemožné alebo sa to spája s neprimeraným úsilím. O týchto príjemcoch Vás budeme informovať, ak to budete požadovať. Ak sa obmedzenie spracúvania zruší, budeme Vás o tom informovať vopred.

Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR)

Máte – s výhradou nasledujúcich ustanovení – právo požadovať odovzdanie údajov, ktoré sa Vás týkajú, v bežne používanom elektronickom a strojovo čitateľnom formáte. Právo na prenos údajov zahŕňa právo na prenos údajov ďalšiemu prevádzkovateľovi; na požiadanie preto údaje, ak to je technicky možné, prenesieme priamo prevádzkovateľovi, ktorého ste stanovili alebo stanovíte. Právo na prenos údajov sa uplatňuje iba vo vzťahu k údajom, ktoré ste poskytli, a za podmienky, že spracúvanie sa uskutočňuje na základe súhlasu alebo na účely plnenia zmluvy a vykonáva automatizovanými prostriedkami. Právo na prenos údajov podľa čl. 20 GDPR nemá vplyv na právo na vymazanie údajov podľa čl. 17 GDPR. Prenos údajov sa uskutočňuje s prihliadnutím na práva a slobody iných osôb, ktorých práva môžu byť dotknuté prenosom údajov.

Právo namietať (čl. 21 GDPR)

V prípade spracúvania osobných údajov na účely plnenia úloh vo verejnom záujme (čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR) alebo nevyhnutných na účely oprávnených záujmov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), môžete proti spracúvaniu údajov, ktoré sa Vás týkajú, kedykoľvek namietať s účinnosťou do budúcnosti. V prípade podania námietky sa musíme zdržať akéhokoľvek ďalšieho spracúvania Vašich osobných údajov na vyššie uvedené účely, s výnimkou týchto prípadov:

• existujú závažné, legitímne dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo
• spracúvanie je nevyhnutné na uplatnenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov.

Proti použitiu Vašich údajov na účely priameho marketingu môžete kedykoľvek namietať s účinnosťou do budúcnosti. V prípade podania námietky sa musíme zdržať akéhokoľvek ďalšieho spracúvania Vašich osobných údajov na účely priameho marketingu.

Právo nepodliehať automatizovanému rozhodovaniu (čl. 22 GDPR)

Máte právo, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodovanie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, ak má toto rozhodovanie právne účinky, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás podobne významne ovplyvňujú.

Automatizované rozhodovanie je prípustné vo výnimočných prípadoch, ak ste buď (i) vopred vyjadrili svoj vyslovený súhlas alebo (ii) rozhodovanie je nevyhnutné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy medzi Vami a nami alebo (iii) to umožňujú platné právne predpisy a tieto predpisy obsahujú vhodné opatrenia na zaručenie ochrany Vašich práv, slobôd a Vašich oprávnených záujmov.

V prípadoch (i) a (ii) vykonáme vhodné opatrenia na ochranu Vašich práv, slobôd a oprávnených záujmov. To znamená, že môžete tiež vysvetliť svoje stanovisko, napadnúť automatické rozhodovanie a požiadať o osobnú kontrolu niektorým z našich zamestnancov.

Výkon práv dotknutej osoby

Ak si chcete ako dotknutá osoba uplatniť svoje práva, obráťte sa na adresu uvedenú v bode 1.

Právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77 GDPR)

Ak chcete podať sťažnosť, môžete sa kedykoľvek obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika [informácie o dozornom orgáne na ochranu údajov] .

Stav z: marec 2021