Obvestilo o obdelavi osebnih podatkov v postopku zaposlovanja

Veseli nas, da se zanimate za delovno mesto v našem podjetju. Varstvu vaših osebnih podatkov pripisujemo poseben pomen. Zato podatke, ki jih navedete v okviru postopka zaposlovanja, vedno obdelujemo v skladu z zakonskimi predpisi. V nadaljevanju vas obveščamo, kako obdelujemo vaše osebne podatke, podane v okviru prijave, in vam podajamo še druge informacije v zvezi s tem.

1. Kdo je upravljavec?

PEEK & CLOPPENBURG d.o.o., prodaja modnih izdelkov
Dunajska cesta 159
1000 Ljubljana
Elektronski naslov: [email protected]

Podatki za stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov:
[email protected]

2. Katere vrste osebnih podatkov obdelujemo?

Obdelujemo osebne podatke, ki so v zvezi z vašo prijavo.

V okviru vaše registracije na portalu iskalcev zaposlitve zberemo vaš elektronski naslov in vaše uporabniško ime, da vam lahko odpremo račun iskalca zaposlitve. Po vnosu vaših podatkov vas prosimo, da te podatke potrdite, preden vam odpremo račun iskalca zaposlitve.

Znotraj vašega računa iskalca zaposlitve lahko svoj profil iskalca zaposlitve dopolnite še z drugimi podatki. Pri tem zbiramo naslednje podatke:

• obvezni osnovni podatki (ime, naslov in elektronski naslov),
• prostovoljni osnovni podatki (datum in kraj rojstva, narodnost in drugi kontaktni podatki),
• podatki o vaših poklicnih kvalifikacijah in izobrazbi,
• podatki o dosedanji poklicni karieri oz. dodatnem izobraževanju (zlasti podatki o vsebini nekdanjih/sedanjih delovnih razmerij),
• podatki iz dokumentov, ki jih naložite (spremni dopis, življenjepis, spričevala, potrdila, poskusni izdelek, fotografija),
• drugi podatki, ki nam jih prostovoljno posredujete v zvezi s svojo prijavo, zlasti v datotekah, ki jih naložite.
• podatki glede vprašanja, ali izpolnjujete zakonske pogoje za zaposlitev pri potencialnem delodajalcu, ali ste v preteklosti že bili zaposleni pri družbi iz skupine Peek & Cloppenburg in kje ste izvedeli za to delovno mesto.

3. Za kakšen namen in na kakšni pravni podlagi obdelujemo osebne podatke?

Vaše osebne podatke obdelujemo za namen izvajanja postopka zaposlovanja in korespondence v zvezi s tem, npr. da vas povabimo na zaposlitveni razgovor in nato obvestimo glede odločitve o sklenitvi delovnega razmerja.

Pravna podlaga za to so točka (b) člena 6(1), člen 88(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in člen 48 slovenskega Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1).

Če pride do sklenitve medsebojnega delovnega razmerja, pripravništva ali prakse (v nadaljevanju »zaposlitveno razmerje«), hranimo vaše osebne podatke, pridobljene v okviru postopka zaposlovanja, če je to potrebno za izvajanje ali prenehanje zaposlitvenega razmerja ali za izvajanje ali izpolnjevanje pravic in obveznosti zastopanja interesov zaposlenih, ki izhajajo po zakonu, v skladu s kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti ali podjetniško kolektivno pogodbo. Pravna podlaga za to je člen 48 slovenskega Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) in določbe področnih zakonov, kot je Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), oziroma točka (b) ali točka (c) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Profiliranje oziroma avtomatizirano sprejemanje odločitev se ne izvaja.

4. Iz katerih virov izhajajo osebni podatki, če jih ne pridobimo od vas?

Če imate aktiven profil na poslovnih družbenih omrežjih (npr. XING ali LinkedIn) ali nam v okviru postopka zaposlovanja razkrijete neaktiven ali le delno aktiven profil, si pridržujemo pravico, da osebne podatke za namene zaposlovanja zbiramo tudi s pomočjo takšnih omrežij. Takšnih podatkov v nobenem primeru ne uporabljamo za oblikovanje osebnostnih profilov.

5. Katere vrste uporabnikov obstajajo?

Za potrebe sklepanja zaposlitvenega razmerja vaše podatke prejmejo le tisti naši zaposleni, ki so vključeni v pripravo in izvajanje postopka zaposlovanja. To so zlasti zaposleni s kadrovskega oddelka ter s področja, v katerega spada odprto delovno mesto, tj. zlasti vodilni zaposleni in potencialni nadrejeni ter morebitni pristojni svet delavcev. Tudi izvajalci, ki jih najamemo in delujejo v našem imenu (t. i. obdelovalci, 28. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov) lahko obdelujejo podatke v te namene po naših navodilih. To zlasti velja za ponudnike gostovanja ali ponudnike sistemov za upravljanje iskalcev zaposlitev.

Če se osebni podatki posredujejo uporabnikom v tretjih državah (zunaj EGP), to poteka (i) na podlagi sklepa o ustreznosti Evropske komisije (45. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), (ii) kolikor so za varstvo vaših osebnih podatkov v skladu z zakonskimi določili predvideni ustrezni zaščitni ukrepi v smislu 46. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (zlasti uporaba standardnih določil EU o varstvu podatkov) ali (iii) v skladu z določili 49. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Dodatne informacije o predvidenih zaščitnih ukrepih vam na zahtevo z veseljem posredujemo.

6. Kako dolgo hranimo vaše podatke?

Če je potrebno, vaše osebne podatke obdelujemo in hranimo za čas trajanja postopka zaposlovanja. Če po zaključku postopka zaposlovanja pride do sklenitve zaposlitvenega razmerja z vami, se podatki prenesejo v kadrovsko mapo in tam hranijo dalje.

V nasprotnem primeru se postopek zaposlovanja zaključi s kandidatovim prejemom zavrnitve. Najkasneje šest mesecev po oddaji zavrnitve se podatki izbrišejo. To ne velja, če je obdelava in hramba vaših osebnih podatkov v konkretnem primeru potrebna za uveljavljanje, izvajanje pravic ali obrambo pravnih zahtevkov (trajanje sodnega spora).

7. Ali obstaja obveznost posredovanja podatkov?

Zakonska ali pogodbena obveznost posredovanja podatkov ne obstaja. Vendar pa je potrebno posredovanje osebnih podatkov za sklenitev pogodbe o zaposlitvenem razmerju z nami. To pomeni, da če nam ob prijavi ne boste posredovali osebnih podatkov, bomo vašo prijavo zavrnili.

8. Vaše pravice

V nadaljevanju podajamo povzetek vaših pravic v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Pravica do preklica privolitve - člen 7(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov

Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Svoj preklic naslovite na:

[email protected] ali po pošti na naslov, naveden v 1. točki.

Pravica dostopa (15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

Pravico imate dobiti potrditev, ali v zvezi z vami obdelujemo osebne podatke. Če naša družba obdeluje vaše osebne podatke, imate pravico pridobiti informacije glede:

• namenov obdelave;
• vrst osebnih podatkov, ki se obdelujejo;
• uporabnikov ali kategorij uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti vaši osebni podatki;
• predvidenega obdobja hrambe ali, če to ni mogoče, meril, ki se uporabijo za določitev obdobja hrambe;
• obstoja pravice do popravka in izbrisa vaših osebnih podatkov, vključno s pravico do omejitve obdelave in/ali možnostjo ugovora taki obdelavi (glej tudi naslednje točke);
• pravice do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;
• vira podatkov, če osebni podatki niso bili zbrani neposredno od vas.

Prav tako imate pravico pridobiti informacije o tem, ali so vaši osebni podatki predmet avtomatiziranega sprejemanja odločitev v smislu 22. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, in če so, na katerih merilih odločanja temelji takšna avtomatizirana odločitev (logika) oziroma kakšne učinke in obseg lahko ima avtomatizirana odločitev za vas.

Če se osebni podatki prenašajo v tretjo državo zunaj EU/EGP, imate pravico do informacije, ali oziroma na podlagi katerih zaščitnih ukrepov se v smislu 45. in 46. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov zagotavlja ustrezna raven varstva podatkov pri uporabniku podatkov v tretji državi.

Pravico imate zahtevati kopijo svojih osebnih podatkov. Kopije podatkov običajno zagotavljamo v elektronski obliki, razen če ste določili drugače. Prva kopija je brezplačna, za nadaljnje kopije pa lahko zaračunamo razumno nadomestilo. Zagotavljanje kopij poteka ob upoštevanju pravic in svoboščin drugih oseb, na katere bi posredovanje kopije podatkov lahko vplivalo.

Pravica do popravka (16. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

Pravico imate zahtevati, da popravimo vaše podatke, če so napačni, netočni in/ali nepopolni; pravica do popravka vključuje pravico do dopolnitve podatkov z dopolnilnimi izjavami ali sporočili. Popravek in/ali dopolnitev mora biti izvedena brez nepotrebnega odlašanja.

Pravica do izbrisa (17. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

Pravico imate zahtevati, da izbrišemo vaše osebne podatke, če

• osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani in obdelani;
• obdelava poteka na podlagi privolitve, privolitev pa ste preklicali, kolikor za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
• ste ugovarjali obdelavi v skladu z 21. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, za nadaljnjo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi;
• ste ugovarjali obdelavi za namene neposrednega trženja v skladu s členom 21(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov;
• so bili vaši osebni podatki obdelani nezakonito; ter
• je potrebno osebne podatke izbrisati za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca.

Pravica do izbrisa osebnih podatkov ne obstaja, če

•  je pravica do svobode izražanja in obveščanja v nasprotju z zahtevo po izbrisu,
• je obdelava osebnih podatkov potrebna za (i) izpolnitev zakonske obveznosti (npr. zakonske zahteve glede hrambe), (ii) izvajanje javnih nalog in interesov po pravu Evropske unije in/ali držav članic (to vključuje tudi interese s področja javnega zdravja) ali (iii) namene arhiviranja in/ali raziskovalne namene, ter
• so osebni podatki potrebni za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Izbris mora biti izveden brez nepotrebnega odlašanja. Če smo osebne podatke objavili (npr. na internetu), moramo zagotoviti, kolikor je tehnično mogoče in smiselno, da so tudi zunanji obdelovalci podatkov obveščeni o zahtevi za izbris, vključno z izbrisom povezav in/ali kopij.

Pravica do omejitve obdelave (18. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

Pravico do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov imate v naslednjih primerih:

• če ste oporekali točnosti svojih osebnih podatkov, lahko od nas zahtevate, da se vaši podatki v času preverjanja točnosti ne uporabljajo v druge namene in so tako omejeni;
• v primeru nezakonite obdelave lahko namesto izbrisa v skladu s točko (d) člena 17(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov zahtevate omejitev uporabe podatkov v skladu z 18. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov;
• če svoje osebne podatke potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, sicer pa jih ne potrebujemo več, lahko od nas zahtevate, da se obdelava omeji na omenjene pravne namene;
• če ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo v skladu s členom 21(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in še ni odločeno, ali naši interese prevladajo nad vašimi, lahko od nas zahtevate, da se vaši podatki v času preverjanja ne uporabljajo v druge namene in so tako omejeni.

Če je bila obdelava osebnih podatkov na vašo zahtevo omejena, se osebni podatki – z izjemo hrambe – obdelujejo le (i) z vašo privolitvijo, (ii) za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, (iii) zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe ali (iv) zaradi pomembnega javnega interesa. Če je treba odpraviti omejitev obdelave, boste o tem obveščeni vnaprej.

Obveznost obveščanja (19. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

O popravku ali izbrisu vaših podatkov ali omejitvi obdelave smo dolžni obvestiti vse prejemnike, ki so jim bili vaši podatki razkriti. To ne velja le, če je obveščanje za nas nemogoče ali je povezano z nesorazmernim naporom. O teh uporabnikih vas na vašo zahtevo obvestimo.

Pravica do prenosljivosti podatkov (20. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

Ob upoštevanju spodnjih določil imate pravico zahtevati, da se vam podatki, ki se nanašajo na vas, izdajo v splošno uporabljani elektronski strojno berljivi obliki. Pravica do prenosa podatkov vključuje pravico do posredovanja podatkov drugemu upravljavcu. Na zahtevo bomo – kolikor je to tehnično mogoče – podatke posredovali neposredno upravljavcu, ki ste ga ali ga še boste imenovali. Pravica do prenosa podatkov obstaja samo za podatke, ki jih posredujete vi, in ob predpostavki, da obdelava poteka na podlagi privolitve ali za izvajanje pogodbe ter da se izvaja z avtomatiziranimi postopki. Pravica do prenosa podatkov v skladu z 20. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov ne vpliva na pravico do izbrisa podatkov v skladu s 17. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov. Prenos podatkov poteka ob upoštevanju pravic in svoboščin drugih oseb, na katere bi posredovanje podatkov lahko vplivalo.

Pravica do ugovora (21. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

V primeru obdelave osebnih podatkov za izvajanje nalog v javnem interesu (točka (e) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov) ali zaradi zakonitih interesov (točka (f) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov), imate pravico kadar koli ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov z učinkom za naprej. V primeru ugovora se moramo vzdržati kakršne koli nadaljnje obdelave vaših podatkov za zgoraj omenjene namene, razen če

• obstajajo nujni legitimni razlogi za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali
• je obdelava potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Uporabi vaših podatkov za namene neposrednega trženja imate pravico kadar koli ugovarjati z učinkom za naprej. V primeru ugovora se moramo vzdržati kakršne koli nadaljnje obdelave vaših podatkov za namene neposrednega trženja.

Pravica do izvzema iz avtomatiziranega sprejemanja odločitev (22. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

Pravico imate, da za vas ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne učinke v zvezi z vami ali na podoben način znatno vpliva na vas.

Avtomatizirana odločitev je izjemoma dopustna, če ste (i) predhodno dali izrecno privolitev ali (ii) je odločitev potrebna za sklenitev ali izvajanje pogodbe med vami in nami ali (iii) to dovoljujejo veljavni zakonski predpisi, ki določajo tudi ustrezne ukrepe za zaščito vaših pravic in svoboščin ter vaših zakonitih interesov.

V primerih pod točko (i) in (ii) izvedemo ustrezne ukrepe za zaščito vaših pravic in svoboščin ter vaših zakonitih interesov. To vključuje, da lahko obrazložite svoje stališče, izpodbijate avtomatizirano odločitev in zahtevate osebni pregled s strani enega naših sodelavcev.

Uveljavljanje pravic posameznika

Za uveljavljanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, se obrnite na naslov, naveden pod točko 1.

Vložitev pritožbe pri nadzornem organu (77. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov)

V primeru pritožbe se lahko kadar koli obrnete na Informacijskega pooblaščenca, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija.

Stanje: april 2021