Hallo ihr Lieben,
mein Name ist Erna und ich bin Abteilungsleiterin an der Hauptkasse im Donauzentrum in Wien. Im letzten Jahr durfte ich als Leitung die komplette Verantwortung für die Inventur in unserem Verkaufshaus übernehmen. Darüber möchte ich euch in diesem Beitrag gerne mehr erzählen.
Inventur bei P&C
Jedes Jahr um dieselbe Zeit findet in allen P&C Verkaufshäusern und Lagern die Jahresabschlussinventur statt. Diese dient dazu, eine genaue Bestandsaufnahme unserer Ware zu machen. Außerdem können wir dadurch Verluste wie zum Beispiel Diebstähle aufdecken. Für die Durchführung einer ordnungsgemäßen Inventur ist eine gute Vorbereitung sehr wichtig. Deshalb gliedern wir die Jahresabschlussinventur in drei Phasen:
Phase 1: Vorbereitung
Für einen reibungslosen Ablauf spielen Vorbereitung und Organisation eine große Rolle. In erster Linie ist die Festlegung des Inventur-Teams wichtig. Die Inventurleitung plant dafür Meetings mit allen Abteilungsleiter:innen im Verkaufshaus. Zusätzlich führt sie Schulungen mit allen Mitarbeitenden durch. Im Anschluss fragt die zentrale Verkaufsleitung den voraussichtlichen Warenbestand ab. Dieser Wert dient als Basis für weitere Berechnungen. Zum Beispiel definieren wir damit die Anzahl der benötigten Inventurbelege und Geräte zum Einlesen der Ware.
Sobald die Inventurbelege eingetroffen sind, teilen die Abteilungsleiter:innen ihre Abteilungen in Sektoren ein. Am Inventurtag legen sie die Belege innerhalb ihrer Sektoren aus. Über die auf den Belegen erfassten Daten können wir im Anschluss genau einsehen, welche Artikel wo erfasst wurden. Ebenso ist eine gute Personaleinsatzplanung wichtig. Diese stellt sicher, dass man genug Mitarbeitende fürs Zählen und Erfassen der Artikel zur Verfügung hat.
Phase 2: Durchführung
Wir unterscheiden bei der Durchführung zwischen Lager- und Verkaufsinventur. Zunächst nehmen wir den Bestand im Außenlager, danach im Verkaufshaus auf. Die Führungskräfte starten am Tag der Inventur bereits um 07:30 Uhr. Sie treffen alle Vorbereitungen und informieren ihre Mitarbeitenden in einem kurzen Meeting über den geplanten Tagesablauf.
Wir beginnen mit der Durchführung der Inventur indem wir jedes Teil auf unserer Verkaufsfläche vorzählen und im Anschluss elektronisch erfassen. Sobald eine Abteilung mit der Erfassung fertig ist, drucken wir ein Protokoll und kontrollieren darauf jeden zehnten Beleg auf seine Richtigkeit. Gibt es Fehler, werden diese protokolliert und neu erfasst. Ein Fehler wäre zum Beispiel, wenn ein Artikel doppelt erfasst wurde. Wenn wir alle Belege geprüft, die Protokolle gedruckt und die Belege eingesammelt haben, beenden wir die Inventur.
Phase 3: Nachbereitung
Ungefähr eine Woche nach der Durchführung erhalten wir die Ergebnisse unserer Inventur. Diese besprechen wir im Anschluss in einem Führungskräfte-Meeting. Dort analysieren wir, was gut und was weniger gut lief. Anschließend erstellen wir einen Flächenplan. Auf diesem vermerken wir, wo vermehrt gestohlen wurde und worauf wir in Zukunft mehr Acht geben müssen. Ebenso werten wir aus, in welchen Abteilungen die Fehlerquote am höchsten war. Die Erfahrungswerte geben wir an alle Mitarbeitenden weiter. So schärfen wir ihre Aufmerksamkeit für die betroffenen Bereiche im Verkaufshaus.
Die Inventur umfasst also verschiedene Schritte, die uns zusammen ein wertvolles Ergebnis liefern. Ich hoffe, dass ich dir hiermit einen kleinen Einblick in unsere Jahresabschlussinventur geben konnte. Falls das für dich spannend klingt, schau doch mal auf unserer Karriereseite vorbei. Möglicherweise trägst auch du schon bald deinen Teil zu unserer Inventur bei. Wir würden uns freuen!
Bis Bald,
Eure Erna
